Trial
Demo
Menu
Trial
Demo
iBabs versus Easy2Meet

iBabs versus Easy2Meet

Op zoek naar de juiste vergadertool voor papierloos vergaderen, komt een groot deel tot de conclusie dat er voor hun situatie twee serieuze opties zijn: iBabs en Easy2Meet. Beide doen wat ze beloven: de vergadertools faciliteren papierloos vergaderen uitstekend. Maar de vergadertools zijn zeker niet identiek, net zoals organisaties niet identiek zijn. Op deze pagina worden de twee apps op verschillende punten vergeleken, waardoor helder wordt waar de verschillen zitten. Hierdoor kun je zelf een inschatting maken: wordt het iBabs, of toch Easy2Meet?

De basis

Op het eerste gezicht onderscheiden iBabs en Easy2Meet zich wellicht vooral in persoonlijke voorkeur en smaak, maar niets is minder waar. Om inzicht te krijgen in de belangrijkste verschillen tussen iBabs en Easy2Meet, moeten we naar de basis van de twee vergaderopties. Dit verschil ‘aan de achterkant’ heeft gevolgen op het gebied van implementatie, security, wijze van dataopslag, compatibiliteit met reeds bestaande software en de grip die je ervaart in gebruik en beheer.

iBabs: losse software
Vergadersoftware iBabs is een los softwareproduct. Deze aparte software functioneert onafhankelijk van je reeds bestaande IT-omgeving.  

Easy2Meet: onderdeel van Office 365
Easy2Meet is een reeds aanwezige functionaliteit in Office 365. Bedrijven die al werken op dit platform hebben de vergadersoftware in feite al ‘in huis’.

Security

Beide software opties nemen veiligheid serieus, maar de security is zeker niet hetzelfde:

iBabs: extern versleuteld
Doordat iBabs een los software-product is, kies je met deze software ook voor de beveiliging van dit bedrijf. Zij beheren jouw informatie encripted – dus versleuteld - binnen hun eigen database. Je informatie is dus extern opgeslagen in een los systeem.

Easy2Meet: Microsoft security onder eigen beheer Easy2Meet
Easy2Meet daarentegen is onderdeel van Office 365. Bedrijven die al voor de beveiligingsprincipes van Microsoft hebben gekozen, zullen het prettig vinden dat Easy2Meet hier ook onder valt. Denk hierbij het gebruik van two-factor authentication en gebruikersgroepen. Je houdt je gegevens in eigen beheer, net als anders. Hierdoor houd je grip op je eigen database.

Dataopslag van vergaderdocumenten

Hierboven werd al genoemd dat er een verschil is in opslag van vergaderdocumenten:

iBabs: extern
Kies je voor iBabs, dan houd je jouw vergaderdocumenten niet in eigen beheer. Je data wordt extern opgeslagen op het systeem van iBabs. De externe opslag van documenten heeft ook invloed op het proces als je wilt stoppen met het gebruik van deze software.
Onderaan deze pagina lees je hier meer over.
Easy2Meet: eigen beheer
Doordat Easy2Meet onderdeel is van Office 365, verandert er niets aan de opslag van vergaderdocumenten. Je houdt je stukken in eigen beheer, binnen jouw eigen (SharePoint) structuur. Dit is ook handig als je ooit besluit te stoppen met Easy2Meet: data opvragen is niet nodig, je hebt je documenten immers nooit uit handen gegeven.

Klanten die kozen voor Easy2Meet

SGP

De SGP

Tijd besparen en meer werkplezier door papierloos vergaderen met Easy2Meet

Lees meer →
Elver

Stichting Elver

Snel, vlekkeloos en naar volle tevredenheid door Easy2Meet.

Lees meer →
Woontij

Woontij

Veilig papierloos vergaderen met de voordelen van Microsoft Office 365 Security

Lees meer →

Implementatie

De overstap van traditioneel vergaderen naar papierloos vergaderen moet natuurlijk ook geregeld worden. De software moet up and running zijn, alvorens je van start kunt. Ook hier zorgt het verschil in de basis van de producten, voor een verschil in implementatie. Voor beide vergaderopties hangt het van de gebruikers af, of een korte (in company) training wenselijk is.

iBabs: implementatietraject

Kies je voor iBabs, dan verzorgt iBabs de implementatie in samenwerking met je IT-afdeling. Dit betreft de opzet van de gebruikersdatabase waar rollen en rechten worden beheerd. Dit kost vanzelfsprekend tijd, afhankelijk van de omvang van het project. iBabs regelt dat rechten en rollen worden toegekend aan de verschillende vergaderdeelnemers en -organisatoren.

Easy2Meet: functionaliteit aanzetten
Werkt je organisatie al met Office 365, dan is Easy2Meet binnen een half uur als invoegtoepassing geactiveerd op de Office 365 omgeving. Hierna is het systeem werkend en klaar voor gebruik.

 

Gebruikerservaring

Wat betreft de gebruikerservaring zijn er verschillen in iBabs en Easy2Meet. In de basis zijn het twee goede vergader-apps die doen wat ze beloven (en een beetje meer). De functionaliteit is bij beide producten op hoog niveau. Zowel iBabs als Easy2Meet faciliteren vergaderingen op zowel een computer, een tablet, als een telefoon. 

iBabs: smaakverschillen en afhankelijk van device
Gebruikers van iBabs geven aan dat met name de iOS app prettig werkt.
Easy2Meet: smaakverschillen en afhankelijk van device
 Easy2Meet maakt in de gebruikerservaring geen onderscheid tussen de Windows, Android of iOS app; op alle devices werkt de vergadertool soepel en intuïtief.

Wachtwoordgebruik

Natuurlijk wil je dat je vergader-app beveiligd is met een wachtwoord. Hoe werkt dit bij de beide apps:

iBabs: los wachtwoord
Gebruikers van iBabs loggen in met een los wachtwoord.

Easy2Meet: Office 365 Single Sign in
Gebruikers van Easy2Meet loggen in met hun bestaande, individuele Office 365 wachtwoord (Single Sign On). Je hebt dus één wachtwoord voor al je Office 365 toepassingen. Dit is tevens het wachtwoord waar IT-beheer het beveiligingsbeleid van de organisatie op kan toepassen.
 

Klanten waar we ook voor werken: 

NIBC_Bank.svg
NRVT
home_logo_nvz_trans
meerlanden2
ret
vorm_logo_trans
phenc
prosper-hc
lvnl
konvisio2
“Sinds we Easy2Meet zijn gaan gebruiken, is de voorbereiding zelf een stuk efficiënter geworden. Ik lever de benodigde bestanden 's morgens op en dezelfde ochtend ontvangt iedereen de vergaderbijlagen digitaal. Onze managementassistent doet het voorbereidende werk. Ze deelt de vergaderbijlagen en maakt afspraken in de digitale agenda. Voor haar was de omschakeling het grootst. Ze vult nu de uren met inspirerend werk die ze eerder besteedde aan het kopiëren.”

Johan van Berkum
Director, SGP

“De pragmatische samenwerking past bij ons. Alle doelen zijn behaald: IT is ontzorgd en dankzij Easy2Meet verlopen OR-vergaderingen soepeler en is het vele printen verleden tijd.”

Harry Fukkink
IT Coordinator, Elver

"Easy2Meet is zo eenvoudig, dat we nog voor de cursus met de vergader-app werkten. Liep ik toch eens ergens op vast, dan kreeg ik snel antwoord op mijn vraag. Werken met Easy2Meet is reuze simpel en de service die je krijgt uitstekend."

Etienne van Bennekom
Bestuurslid, Woningcorporatie Woontij

Verbinding Outlook

Bij papierloos vergaderen is het handig als je direct vergaderingen en afspraken kunt plannen. Je kunt deze functionaliteit gebruiken als de digitale agenda (meestal Outlook) en de vergader-app gekoppeld zijn. Hierin verschillen iBabs en Easy2Meet:

iBabs: niet direct gekoppeld
iBabs is beperkt geïntegreerd in Office 365 en daardoor niet gekoppeld aan Microsoft Outlook. Deze systemen werken dus los van elkaar.
Easy2Meet: direct geïntegreerd
Easy2Meet is een functionaliteit binnen Microsoft Office 365. Als Microsoft gebruiker heb je het voordeel dat alles aan elkaar gekoppeld is: je hebt vanuit Easy2Meet direct toegang tot je Outlook Agenda. Je kunt vanuit de app direct in het adressenboek binnen je Outlook (Exchange). Hierdoor kun je gemakkelijk de beschikbaarheid inzien van collega’s en collega’s toevoegen.

Andersom kun je vanuit Outlook met één druk op de groene Easy2Meet knop een vergadering koppelen. Easy2Meet wordt dan gestart en neemt alle vergaderdata over. Op die manier wordt je vergadering direct een Easy2Meet vergadering, met alle voordelen van dien. Dit is een tijdbesparend voordeel voor bijvoorbeeld secretaresses die al werken met Outlook.

Kosten

Zowel iBabs als Easy2Meet zijn prettige vergadertools die zorgen voor een besparing van papier, printkosten en tijd. Er zijn wel verschillen in licentie en prijs:

iBabs: per jaar per 10 gebruikers
Je sluit een iBabs licentie af voor een contractperiode van minimaal een jaar en per 10 gebruikers.
Easy2Meet: per maand per gebruiker
Easy2Meet is flexibeler doordat je de licentie per losse gebruiker afsluit en per maand kunt opzeggen.
Daarbij is een Easy2Meet licentie p.p. 15-30% voordeliger dan een iBabs licentie.

 

Gebruik beëndigen

Hoewel gebruikers van beide vergader-apps over het algemeen erg tevreden zijn, weet je nooit hoe het loopt. Het kan dus zijn dat je op een bepaald moment wilt stoppen met het gebruik van de vergader-app. Wat kun je dan verwachten:

iBabs: ontkoppelen
Je data is extern opgeslagen bij iBabs. Als je wilt stoppen met het gebruik van de app, moet je jouw data opvragen bij iBabs.
Easy2Meet: functionaliteit uitzetten
Wil je stoppen met Easy2Meet dan geef je dit door en wordt de functionaliteit uitgezet. Doordat je zelf al je data in eigen beheer hebt gehouden, hoeft er verder niets te gebeuren. Je documenten staan in dezelfde structuur op je eigen SharePoint omgeving. Easy2Meet werkt met maandcontracten, je kunt dus iedere maand opzeggen.

 

Klaar om te starten met papierloos vergaderen?

Ervaar nu hoe Easy2Meet werkt.
Installeer Trial