Papierloos Vergaderen

Eenvoudig op jouw Microsoft 365 omgeving

Werk ontspannen door papierloos te vergaderen binnen je bestaande Microsoft Office 365 omgeving met Decions. Het gebruik van Decisions levert je meer tijd, controle overzicht en uiteindelijk werkplezier op.

Wat is papierloos vergaderen?

Wat is papierloos vergaderen níet?

Papierloos vergaderen omvat meer dan vanaf je laptop of tablet vergaderingen bijwonen. De term ‘papierloos’ dekt de lading daarom bij lange na niet. Het zonder papier vergaderen is slechts de voor buitenstaanders meest zichtbare verandering ten opzichte van een traditionele vergadering.

Wat is papierloos vergaderen dan wél?

Mensen die overstappen op papierloos vergaderen merken vooral hoe soepel vergaderingen verlopen. De vergadersoftware voor deze vergaderwijze zijn ontworpen met als enige doel het faciliteren van vergaderingen. Dit ervaar je als gebruiker; vergaderingen verlopen efficiënter en er is gedurende het hele proces veel meer overzicht.

Hoe faciliteert de vergadersoftware soepele vergaderingen?

Papierloos vergaderen is dus een vergaderwijze die volledig gefaciliteerd wordt door een app of door een vergadersoftwarepakket. Bij aanvang van de vergadering opent iedereen de vergadertool op een tablet, laptop of telefoon. Op die manier heeft iedereen de juiste documenten voor zich en kan de vergadering direct van start.

Je kunt binnen de software of app eenvoudig documenten bewerken. Denk aan het maken van notities of annotaties en de mogelijkheid om stukken tekst te arceren. Wat precies mogelijk is verschilt per pakket of app. De bedoeling is dat je werkt zoals je voorheen op papier zou doen, maar met de voordelen van digitaal werken. Bijvoorbeeld dat je bewerkte documenten gemakkelijk overal en altijd terug kunt lezen en gemakkelijk kunt delen.

Eenvoudig, snel en efficiënt vergaderingen voorbereiden en vastleggen

Door te werken met deze speciaal voor dit doel ontworpen vergadersoftware, kost de voorbereiding van een vergadering (veel) minder tijd. Met slechts enkele kliks voeg je documenten toe aan de te plannen meeting. Wijzigingen achteraf zijn zo gemaakt. In bepaalde gevallen gaat de voorbereidingstijd van enkele uren per vergadering, naar enkele minuten. Daarnaast biedt het werken binnen een vaste structuur enorm veel overzicht. Documenten zijn gemakkelijk terug te vinden en te delen; de complete geschiedenis rond besluitvorming wordt vastgelegd. Dat geldt ook voor de notulen en de eventuele aantekeningen.

Welke functionaliteiten precies geboden worden en hoe groot het gebruikersgemak is, verschilt van aanbieder tot aanbieder.

Voordelen van papierloos vergaderen

Wat levert het op volgens mensen die al werken met papierloos vergaderen?

Een overzichtelijke vergaderomgeving,
tijdswinst, want nooit meer onnodig op elkaar wachten of zoeken naar documenten,
flow in de vergaderingen,
meer werkplezier,
een uniforme werkwijze en daardoor efficiëntie,
structuur en daardoor grip op het proces.

Welke aanbieders zijn er?

Je kunt heel gemakkelijk en zelfs kosteloos overstappen op papierloos vergaderen. De gratis middelen die hiervoor gebruikt worden zijn bijvoorbeeld Dropbox, OneNote en Microsoft Teams. Deze middelen zijn niet primair ontworpen voor het vergaderproces en missen dan ook de nodige structuur en vergaderfunctionaliteit.

Bekende betaalde aanbieders van vergadersoftware zijn iBabs, Diligent Board , OurMeeting, Petear, Arrix en Decisions.

Gezien het grote verschil in prijs, functionaliteit, maar ook in de wijze van integratie in de bestaande IT omgeving, kun je niet spreken over een ‘beste keuze’. Wat de juiste software is verschilt per bedrijf of instelling.

Is papierloos vergaderen veilig?

Er zijn verschillende softwarepakketten en apps die deze vergaderwijze faciliteren. Hoe het precies zit op het gebied van veiligheid, verschilt per aanbieder. Het varieert van voldoende basisveiligheid om de privacy te waarborgen, tot zeer veilig.

Waarom kiezen organisaties voor de overstap op papierloos vergaderen?

Waarom organisaties kiezen voor deze werkwijze, verschilt per keer. Enkele redenen waarom organisaties willen overstappen op papierloos vergaderen:

Het voorbereiden van (bestuurs)vergaderingen is een wekelijks terugkerende, tijdrovende klus voor de secretaris. De vergaderstukken zijn vaak grote documenten die uitgeprint en per post toegezonden moeten worden aan de deelnemers. Daarbij verslindt de organisatie papier.
Vergaderingen verlopen rommelig en beginnen niet altijd op tijd, bijvoorbeeld omdat niet iedereen de juiste (versie van de) vergaderstukken bij zich heeft, of omdat hier onduidelijkheid over is. Dat kost tijd en vermindert het werkplezier aanzienlijk.
Iedereen heeft zijn eigen werkwijze en wijze van documenteren. Regelmatig moet er gezocht worden naar documenten. Staat het nou in een e-mail? Of toch in een mapje? En welk mapje dan?
‘s Avonds wil je de aantekeningen die je gemaakt hebt tijdens een belangrijke meeting nog eens nalezen. Helaas liggen deze op kantoor en kun je er dus niet bij.

Bovenstaande problemen worden opgelost bij de overstap op papierloos vergaderen.

Laagdrempelige overstap op papierloos vergaderen

De overstap op papierloos vergaderingen hoeft zeker niet ingewikkeld, tijdrovend of duur te zijn. Hoe de implementatie zal verlopen hangt af van de gekozen software en van hoe jouw organisatie nu ingericht is. Welke software is er al? Is deze compatible ja of nee? De drempel hoeft niet groot te zijn.

Succesvolle gebruikersadoptie

Stap je als organisatie of bedrijf over op Papierloos Vergaderen, dan wil je natuurlijk ook gebruikmaken van alle voordelen hiervan. Dat kan enkel als gebruikers er na implementatie ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Dit noem je de gebruikersadoptie. Hoe positiever de ervaring van de gebruiker, hoe groter de kans dat gebruikers de nieuwe werkwijze omarmen. Zaken die bijdragen aan een succesvolle gebruikersadoptie:

Eindgebruikers voelen zich gehoord en serieus genomen.
Je lost een probleem van de eindgebruiker op en maakt zijn of haar werk gemakkelijker.
Het gekozen product is intuïtief en gebruiksvriendelijk.
Je krijgt snel antwoord op eventuele vragen. Bijvoorbeeld door goede online support en de inzet van een geïntegreerde gebruikersadoptie-, of learning tool.

Hier kun je verder lezen over gebruikersadoptie en over de manieren waarop je dit positief kunt beïnvloeden.

Belangrijke vragen die je kunt stellen als je over wilt op papierloos vergaderen

Welk probleem wil ik oplossen binnen mijn organisatie? Welk product sluit hierbij aan?
Hoe is de bestaande IT omgeving ingericht? Welke software is compatible?
Past de software binnen mijn budget? En wat levert deze manier van werken mijn organisatie op?
Hoe gebruiksvriendelijk is de software?
Hoe verloopt het implementatieproces binnen IT en binnen de organisatie?
Kan ik flexibel werken vanaf iedere (werk)plek en ieder device (telefoon, laptop, tablet)?
Houd ik mijn eigen gegevens in eigen beheer?
Stel ik wil ooit overstappen naar andere software, kan dit dan gemakkelijk en zonder bureaucratische rompslomp?