Bekijk Demo
Bekijk Demo
Vidomes

Soepele implementatie van Indeqa en meteen veel tijdwinst

logo

Onze klant Vidomes

Woningcorporatie Vidomes beheert en verhuurt circa 18.000 woningen in Zoetermeer, Leidschendam-Voorburg, Delft, Rijswijk en de Haagse wijk Leidschenveen. De woningcorporatie richt zich binnen deze gebieden op mensen met onvoldoende kansen op de woningmarkt. Er werken circa 200 mensen bij de woningcorporatie. Directiesecretaresse Nora de Ruiter ondersteunt het bestuur van Vidomes samen met haar collega.

aannemers-bussen-1

Efficiënte, veilige vergaderoplossing

Vidomes werkte voorheen niet met vergadersoftware. Vanuit de organisatie ontstond behoefte aan vergadersoftware om het vergaderproces te professionaliseren. De Ruiter: “Voorheen gebruikten we Dropbox voor het verzamelen van vergaderstukken. Daarnaast wilden een aantal leden van de vergadering de stukken graag ook geprint aangeleverd krijgen. Dat waren vaak enorme pakketten papier, die soms zo groot waren dat ze niet door de brievenbus pasten. Omdat we efficiënter en vooral ook veiliger wilden werken, zijn we op zoek gegaan naar passende vergadersoftware.”

Indeqa perfect voor bestaande SharePoint omgeving

De Ruiter: “We hebben uiteindelijk twee bedrijven uitgenodigd voor een demo, waaronder Indeqa. Met de contactpersoon van Indeqa hadden we direct een goede klik. Daarbij sluit deze software perfect aan op onze bestaande SharePoint omgeving. Tot slot vonden we ook gebruiksvriendelijkheid erg belangrijk. Omdat Indeqa aan al deze voorwaarden voldoet, was de keuze eenvoudig.

Soepele implementatie 

De implementatie van Indeqa was vlot geregeld. De Ruiter: “Na implementatie heeft iemand van Indeqa mij en mijn collega een ochtend op weg geholpen. Dat was voldoende. Vervolgens zijn in 2019 eerst het bestuur, de business controller en de manager financiën overgegaan op vergaderen met Indeqa. Toen iedereen binnen deze groep helemaal gewend was volgde ook de raad van commissarissen.

De bestuursvergaderingen vinden iedere twee weken plaats en de vergaderingen van de raad van commissarissen zes of zeven keer per jaar. In totaal zijn dat meer dan 30 vergaderingen per jaar.”

Vergaderingen voorbereiden in Indeqa: veel tijdswinst

De Ruiter: “Indeqa werkt veel sneller. Voorheen moest ik toegestuurde stukken eerst omzetten naar PDF en deze documenten verzamelen in Dropbox. Vervolgens stuurde ik een mail naar de deelnemers dat alles klaar stond. Voor de deelnemers die alles graag geprint aangeleverd wilden hebben, verzorgde ik het printen van de documenten en belde ik een koerier die de stukken moest afleveren. Bij nagekomen stukken kwam daar extra werk bij. De voorbereiding per vergadering duurde soms ongeveer vier uur.”

“Nu met Indeqa gaat het veel sneller en gemakkelijker. Ik maak de agenda, voeg stukken toe in Indeqa en dat is het. Indeqa zet alles automatisch om in PDF. Nagekomen stukken kan ik heel gemakkelijk toevoegen en alle deelnemers zien de wijzigingen meteen."

Professionele en flexibele board meetings

“Nog een voordeel is dat we op afstand de vergadering kunnen voorbereiden en iedereen vanuit huis deze kan bijwonen. Dat is erg prettig nu we veel moeten thuiswerken. Daarbij komt deze manier van vergaderen veel professioneler over richting externen. Als ik nu terugkijk heb ik geen idee waarom we niet eerder en sneller zijn overgestapt op vergaderen met Indeqa. Ons volgende plan is dat ook de ondernemingsraad met de software gaat werken.”
Vidomes

“Het samenwerken met Indeqa verloopt altijd erg prettig. In de opstartfase hadden we wat meer contact, maar zelfs nu na twee jaar kunnen we altijd mailen, chatten, bellen, of het via de website aangeven als we een vraag hebben. Het is erg laagdrempelig en we worden altijd goed verder geholpen met onze vragen.”

Nora de Ruiter
Directiesecretaresse, Vidomes