De eindgebruikers wilden over op papierloos vergaderen: minder papierverspilling, efficiënter werken en vanaf iedere (werk)plek toegang tot alle gegevens. IT stond voor de uitdaging een veilige, flexibele en schaalbare werkomgeving te creëren. Ondertussen moest IT ontvlecht worden vanwege een grote reorganisatie. Ook werd de overstap van on premise naar in de cloud gemaakt.
“We doen het goed, of we doen het niet”, aldus Harry Fukkink, ICT Coördinator en verantwoordelijke voor dit project. En het ging goed!
Tot een jaar geleden was de stichting onderdeel van een samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en ICT. Op het moment dat Indeqa in beeld kwam, was Elver net gestart met de ontvlechting van ICT uit deze samenwerking. Er werken ongeveer 1.300 medewerkers op 600 à 700 werkplekken. In die veranderende omgeving was het extra belangrijk de implementatie gemakkelijk, snel en risicoloos te laten verlopen.
Binnen Elver wilde de OR graag over op papierloos vergaderen. In de oude situatie printte de ambtelijk secretaris alle vergaderstukken uit als voorbereiding op de wekelijkse vergadering. Vervolgens werden deze pakketten van 20 tot 50 pagina’s per post verstuurd aan alle 13 leden van de OR. Wijzigingen werden los per mail doorgegeven en ook die documenten werden weer uitgeprint door de mensen zelf.
“We verslonden papier”, vertelt de management assistent.
In de nieuwe situatie krijgen de OR leden de vergaderstukken eenvoudig in de app van Indeqa. De ambtelijk secretaris voert eventuele wijzigingen gemakkelijk door, waardoor iedereen altijd de juiste versie voor zich heeft. In Indeqa kunnen notities gemaakt worden, die indien gewenst weer gedeeld kunnen worden. Het secretariaat is te spreken over de gebruiksvriendelijkheid:
“Het programma is echt heel erg eenvoudig.”
Doordat Indeqa gebaseerd is op de bestaande Microsoft Office 365 omgeving, verliep de implementatie nagenoeg naadloos. Binnen een half uur was het systeem up and running. De eindgebruikers volgden een korte training van enkele uren, waarna iedereen met het systeem kon werken. Harry Fukkink is tevreden:
"De pragmatische samenwerking past bij ons. Alle doelen zijn behaald: IT is ontzorgd en dankzij Indeqa verlopen OR-vergaderingen soepeler en is het vele printen verleden tijd.''
