Area verhuurt ongeveer 8000 woningen in de omgeving van Uden, Veghel en omliggende dorpen. De woningcorporatie verhuurt vooral sociale huurwoningen aan “de doelgroep die dit het hardst nodig heeft”, aldus Steffie Meulenbroeks, directiesecretaresse bij Area.
Enkele jaren geleden is de organisatie bewust een duurzame koers ingeslagen. De duurzame visie van Area zie je terug in het beheer van de huurwoningen, alsook in de keuzes die gemaakt worden op kantoor. Er werken ongeveer 90 mensen bij de organisatie.
De woningcorporatie werkte al langer met software voor papierloos vergaderen. Omdat de oude partij stopte met het ontwikkelen van de software, ging Area op zoek naar een andere aanbieder. Aanvankelijk lag de voorkeur bij de vergadersoftware van de marktleider, omdat dit product al bekend was bij een lid van het bestuur. Een vergelijking volgde.
Het bedrijf dat sinds kort het IT-beheer verzorgde voor Area adviseerde Indeqa. We spreken met directiesecretaresse Steffie:
Omdat Area op korte termijn zou overstappen op werken in de cloud met Microsoft 365, was Indeqa als Microsoft add-on de meest logische keuze. Voor ons als vergader organisatoren en gebruikers was het daarnaast belangrijk dat de vergadersoftware gebruiksvriendelijk is en dat de functionaliteiten goed aansluiten bij onze wensen.
Ook vinden we het prettig dat onze documenten niet elders opgeslagen worden. indeqa voldoet aan al onze wensen en voorwaarden.
De implementatie verloopt vervolgens vlot en soepel. Nog dezelfde middag kan Area met de vergadersoftware werken.
Onze contactpersoon Maurits is een ochtend bij ons op kantoor geweest. We hebben in die tijd onze oude vergaderingen overgezet naar de nieuwe vergaderomgeving.
Op die manier leerden mijn collega en ik al werkend de software kennen en konden we vragen meteen stellen. De gebruikers hadden geen training nodig en vonden de software direct prettig werken.
Area gebruikt Indeqa op dit moment al tijdens de tweewekelijkse MT-vergaderingen, de vergaderingen van de Raad van commissarissen en de hieruit voortvloeiende commissievergaderingen.
De software bevalt ons allemaal goed. We werken pas kort met Indeqa en hebben vast nog niet alle functionaliteiten benut. Dat willen we gaandeweg verder ontdekken en benutten. In de toekomst willen we daarnaast dat alle medewerkers de mogelijkheid krijgen om het Indeqa te werken.
Natuurlijk zijn er verschillen tussen de oude vergadersoftware en Indeqa. Functionaliteiten die onbelangrijk lijken, maken in de praktijk een groot verschil.
Voorheen moest ik voor iedere actie veel klikken met de muis. Met Indeqa is dat flink afgenomen. Zo zet Indeqa alle documenten die ik als bijlage toevoeg, automatisch om in PDF. Ook kan ik door selecteren in één keer een lijst documenten in de juiste volgorde én direct bij het goede agendapunt plaatsen. Voorheen moest ik de documenten eerst handmatig omzetten naar PDF en deze vervolgens document voor document als bijlage klaarzetten in de vergaderomgeving.
Waar ik ook blij van word is dat Indeqa na de vergadering automatisch een besluitenlijst genereert. Dit geeft mij als notulist rust tijdens de vergadering en bespaart tijd achteraf. De tijd die ik nodig heb voor het softwarematige deel van het werk - zoals het klaarzetten van de vergadering en het archiveren - is door Indeqa met ongeveer 50% afgenomen.
"Indeqa voldoet aan al onze voorwaarden. Zo worden documenten niet elders, maar gewoon op onze eigen omgeving opgeslagen".
Steffie Meulenbroeks
Directiesecretaresse bij Area
