Demo
FAQ
Menu
Demo
FAQ

Board meeting notulen

Het document waarin je Taken, Besluiten en informatie van de board meetings bewaart.

Minutes

Wat zijn board meeting notulen? 

Onderwerpen die besproken worden in een board meeting

Board meeting notulen zijn een verslag waarin de Taken, Besluiten en andere belangrijke informatie van de board meeting worden vastgelegd. Het doel van deze notulen is om aan te tonen dat de board meeting de officiële procedures heeft gevolgd, zich aan de wet heeft gehouden en de statuten van de organisatie zelf heeft nageleefd.

In de notulen van de bestuursvergadering staan de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken. Het is geen transcript van alles wat er gezegd is. De notulen bevatten alleen de belangrijke zaken, zoals taken die toegewezen zijn en besluiten die genomen zijn.

Board meeting notulen zijn een juridisch document

Board meeting notulen dienen, na goedkeuring van het bestuur, als juridisch document. Het is daarom een heel belangrijk document dat tijdens de volgende board meeting moet worden goedgekeurd. Na goedkeuring archiveer je de notulen van de bestuursvergadering dus zorgvuldig. In het geval van een rechtszaak kunnen notulen worden gedagvaard en kunnen bestuursleden aansprakelijk worden gesteld voor alles waarover de rechtszaak gaat. Als de notulen onvolledig zijn, of als de stemmen onjuist worden geregistreerd, kan dit rampzalige gevolgen hebben.

Wie maakt de board meeting notulen?

De notulist wordt voor het begin van de board meeting aangewezen. Idealiter is dit bij iedere bestuursvergadering dezelfde persoon. Het is gebruikelijk dat de directiesecretaresse of managementassistent, die vaak ook de organisator van de board meeting is, de notulen verzorgt. Het maakt immers deel uit van de praktische zaken die rondom een board meeting georganiseerd moeten worden. 

Hoe maak je notulen in een board meeting?

Het meest belangrijk bij notuleren is dat het objectief gebeurt. Dit betekent dat de notulist niet kan deelnemen aan de discussie en alleen de feiten van de board meeting vastlegt in de notulen. De notulen zouden een onbevooroordeeld verslag moeten zijn van de board meeting. 

Het is gebruikelijk om tijdens board meetings een lijst van Taken en Besluiten bij te houden. De lijst van Taken is de to-dolijst voor na de vergadering. Hierop staan ook de namen, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Op de lijst van Besluiten wordt bijgehouden welke besluiten er tijdens de board meeting zijn genomen.

De notulen worden zo snel mogelijk na de board meeting gedeeld met alle aanwezigen. De board meeting notulen moeten officieel goedgekeurd worden in de volgende board meeting.

Hoe bereid je de notulen van een board meeting voor?

Het is gebruikelijk om de board meeting agenda te gebruiken als template voor de board meeting notulen: alle onderwerpen staan al op de agenda, dat maakt het het ideale startpunt. Je kunt geen onderwerp, Taak of Besluit over het hoofd zien. 

Wat staat er (niet) in de notulen?

De board meeting agenda fungeert als startpunt voor de notulen

Houd de notulen van je board meeting beknopt, helder en neutraal. De notulen bevatten de belangrijkste details van de onderwerpen die besproken worden tijdens de meeting en de lijst van Taken en Besluiten.

Inhoud van de board meeting notulen:

  • Type board meeting (regulier, speciaal, jaarlijks).
  • De datum, tijd en locatie van de board meeting.
  • Een lijst van aanwezigen (inclusief niet-stemmende deelnemers) met naam, titel en de reden van aanwezigheid. Ook de namen van afwezige bestuurders worden genoteerd.
  • Geef aan of er al dan niet een quorum is. 
  • Het exacte tijdstip waarop de board meeting begon en hoe laat deze officieel werd beëindigd. 
  • Correcties en wijzigingen van eerdere notulen. 
  • Aanvullingen op de board meeting agenda.
  • De resultaten van stemmen - resulteert in de lijst van Besluiten.
  • Acties die ondernomen zijn of moeten worden - resulteert in de lijst van Taken.
  • Verwijzingen naar meeting documenten.
  • Volgende stappen.
  • Nieuwe zaken.
  • Open discussiepunten.
  • Datum en tijd van de volgende board meeting.

Wat niet in de board meeting notulen staat:

Voeg geen letterlijke quotes toe: er is geen context op papier. Als je twijfelt of je iets wel of niet in de notulen moet opnemen, overleg dit dan met de voorzitter van de vergadering. Ook de mening van bestuursleden en off-the-record gesprekken worden niet genotuleerd. 

Je legt geen individuele stemmen vast, je schrijft alleen het totaal aantal stemmen voor of tegen op. Je kunt hier een uitzondering voor maken als de stemming financiële gevolgen kan hebben. In het geval van een rechtszaak kunnen individuele bestuursleden dan ter verantwoording opgeroepen worden.

In het kort: je houdt de board meeting notulen zo onpersoonlijk als mogelijk.

TEMPLATES

Board meeting notulen template 

Maak heldere en beknopte notulen

Net als voor de board meeting agenda, zijn er ook templates voor de board meeting notulen. Vaak fungeert de board meeting agenda zelf als startpunt. Dan heb je alle board meeting onderwerpen in de juiste volgorde op rij staan. 

Gebruik dit board meeting notulen template om heldere en beknopte notulen te maken dat na goedkeuring ook kan dienen als juridisch document.

Download template
HEADER

Board meeting software voor notulen

Bied professionele board meeting notulen

Als je met meeting software werkt, kun je nog gemakkelijke notuleren. Met gebruiksvriendelijke software zet je de board meeting agenda in een paar keer klikken om in een template voor board meeting notulen. Je kunt dit in het softwareprogramma zelf doen, dus zonder informatie te kopiëren en plakken naar andere plekken en documenten. Op deze manier staat alle relevante informatie van je agenda ook op de juiste plekken in je notulen. Dit helpt je om sneller en foutloos te werken. Je hoeft ook niet continu te switchen van programma. Sommige board management software genereren lijsten van Taken en Besluiten. Door in één programma te werken, bespaar je voor, tijdens en na iedere board meeting behoorlijk wat tijd. 

Als je board meeting software kiest, let dan op de security standaarden van het platform. Idealiter is de software ISAE 3402 compliant.

Board meetings in Easy2Meet?

Plan een gratis demo

Plan een demo