Support
    Demo
Demo
Support

Board meeting agenda

Een standaard format voor bestuursvergaderingen

Wat is een board meeting agenda? 

De leidraad van de bestuursvergadering.

De agenda van een board meeting is een uitgebreide lijst van onderwerpen die tijdens een board meeting besproken moeten worden. De agenda dient als leidraad voor de vergadering en volgt meestal een standaard format. Het zorgt ervoor dat de board meeting soepel verloopt en dat alle onderwerpen binnen de tijd worden besproken. Het gebruik van een agenda geeft je grip op de board meeting en bespaart vaak tijd.  

Samen met de notulen van de board meeting is de board meeting agenda een van de belangrijkste documenten.

AGENDA MANAGEMENT

Wie stelt de board meeting agenda op?

In het algemeen stelt de managementassistente of directiesecretaresse de board meeting agenda op. De input wordt geleverd door de CEO en de voorzitter van de bestuursvergadering. 

Hoe maak je een goede board meeting agenda?

Voordat de board meeting begint, stelt de managementassistent of directiesecretaresse de agenda op. Dit is een proces van 6 stappen:

Stap 1: Informatie verzamelen

Vraag de CEO en de voorzitter van het bestuur om input. Je kunt eventueel ook de andere bestuursleden om input vragen.

Wat moet er op een board meeting agenda staan? 

De board meeting agenda is een uitgebreide en volledige lijst van alle onderwerpen die tijdens de bestuursvergadering moeten worden besproken. Onderwerpen die altijd op de board meeting agenda staan, zijn:

Logistieke informatie
  • Datum
  • Tijd
  • Vergaderlink of locatie
  • Lijst van genodigden
Welkom en goedkeuring van de board meeting agenda
Goedkeuring van de notulen van de vorige bestuursvergadering
Lijst van besluiten

Dit onderwerp wordt bij voorkeur aan het begin van de vergadering gepland, voor het geval een van de bestuurders eerder weg moet. Alle inhoudelijke discussies hebben vooraf al plaatsgevonden. Het is nu gewoon een kwestie van voor of tegen stemmen.

Een update van de CEO
Zaken die ter discussie worden gesteld

Dit zijn de onderwerpen waarover gediscussieerd moet worden. Deze discussies resulteren vaak in te nemen acties en leiden tot concrete taken en besluiten voor de volgende bestuursvergadering.

Wat verder ter tafel komt of rondvraag
Afsluiting
board meeting agenda template

Board meeting agenda template 

Vergeet nooit meer een verplicht of belangrijk agendapunt

De agenda zorgt voor een efficiënte bestuursvergadering. Gebruik een board meeting template voor de board meeting agenda om 'm echt goed voor te bereiden. Je kunt online templates vinden, ons template downloaden, of software voor board meetings gebruiken die ook agenda templates aanbiedt. Kies een template en pas deze aan de behoeften van jullie organisatie aan. Als je ons template downloadt, weet dan dat deze alleen ter inspiratie dient en niet direct kan worden geïmporteerd in de board meeting software van Easy2Meet.

Download template

Wat is het verschil tussen een board meeting agenda en de notulen? 

De board meeting agenda is het vertrekpunt van de notulen

Voordat de board meeting begint, stelt de managementassistent of directiesecretaresse de notulen op. Het is een document waarin tijdens de board meeting beknopte en duidelijke aantekeningen zullen worden gemaakt. Het document is een afgeleide van de board meeting agenda.

Meestal dient de board meeting agenda als uitgangspunt voor de notulen. Dit is handig omdat alle vergaderonderwerpen direct in de juiste volgorde staan. De board meeting notulen en de board meeting agenda lijken daardoor op elkaar. Ze bestaan allebei uit een lijst met onderwerpen die tijdens de board meeting worden besproken. De basis van de documenten kan hetzelfde zijn, maar de invulling is wel degelijk verschillend.

De board meeting agenda is een lijst van onderwerpen, al dan niet gekoppeld aan een verantwoordelijke bestuurder. De board meeting notulen bevatten per agendapunt de notities van wat er gezegd en besloten is. De notulen worden gemaakt tijdens de bestuursvergadering. In de notulen staan wie er aanwezig en afwezig is, en bevat een Takenlijst en een Besluitenlijst. De board meeting notulen bevatten geen citaten.

Beide documenten moeten worden goedgekeurd door het bestuur. Aan het begin van elke bestuursvergadering wordt de board meeting agenda goedgekeurd. Dit agendapunt wordt gevolgd door de goedkeuring van de notulen van de vorige bestuursvergadering.

HEADER

Board meeting software

Biedt een professionele board meeting agenda

Board meeting software, ook wel board management software, maakt het proces rondom een bestuursvergadering gemakkelijker. Goede board meeting software ondersteunt de gebruiker: met de juiste software kun je digitale bestuursvergaderingen organiseren en gemakkelijk agenda's, notulen en andere documenten zoals Takenlijsten en Besluitenlijsten maken. 

Board meeting met Easy2Meet?

Plan een gratis demo

Plan een demo