Waarom (en hoe) we een veilige plek maakten voor board meetings

De recente nieuwsberichten uit Den Haag (een onfortuinlijke foto en de besmetting van enkele demissionaire kabinetsleden) bevestigen onze business case: het organiseren van board meetings in een digitale vorm is niet alleen gemakkelijker en groener, het kan ook veiliger zijn dan meetings waarbij documenten worden geprint. Dit is waarom wij software hebben gemaakt voor veilige board meetings binnen je bestaande, vertrouwde Microsoft 365-omgeving.

Het recente nieuws uit de politiek laat zien dat het moeilijk kan zijn om veilige vergaderruimte te garanderen. Zelfs fysiek. Indeqa lost dit probleem op: met onze software voeg je specifieke functionaliteiten toe aan het meeting- en besluitvormingsproces, allemaal binnen je bestaande (en veilige!) Microsoft 365-omgeving. We vertellen je graag waarom, en hoe, we een veilige vergaderruimte voor creëren voor bestuurders - en politici.

Het begon allemaal bij een IT-bedrijf in Zwijndrecht

Indeqa is ontwikkeld door het team van enthousiaste softwareontwikkelaars van I4-YOU Business Solutions. Een groep IT-experts ontwikkelde een veilige, online vergaderruimte, volledig in lijn met de richtlijnen en roadmap van Microsoft. De software is gebaseerd op Microsoft 365, SharePoint en Teams in het bijzonder. Deze veilige vergaderruimte is Indeqa.

Indeqa is een add-on dat het volledige board meeting-proces ondersteunt (inclusief het officiële besluitvormingsproces) en gebruikt je Office 365-omgeving met haar voordelen. Jullie meetings kunnen volledig digitaal en papierloos georganiseerd worden en plaatsvinden. Of dit nu fysiek op locatie is, of volledig online. Wij noemen dit Lean, Green & Easy.

Indeqa is lean: heel gebruiksvriendelijk

Met de Indeqa add-on kun je in je eigen Microsoft 365-omgeving bestuursvergaderingen organiseren die op tijd beginnen en soepel, veilig en efficiënt verlopen.

Indeqa integreert volledig met Microsoft Teams. Dit geeft je in Teams direct toegang tot alle vergaderinformatie, zoals de agenda, vergaderstukken, taken, besluiten en aantekeningen.

In een paar kliks nodig je mensen en complete teams uit voor de bestuursvergadering, ook mensen van buiten je organisatie. Dankzij de integratie met Outlook, kun je deelnemers een persoonlijke agenda-uitnodiging sturen zonder naar een ander scherm of programma te hoeven switchen.

Je kunt documenten direct vanuit SharePoint aan de vergadering toevoegen. Alle documenten worden automatisch omgezet naar pdf. Is een document bijgewerkt? Je geeft alle deelnemers de laatste versie van het document in een enkele klik. Zo ben je ervan verzekerd dat alle deelnemers tijdens de bestuursvergadering de
juiste documenten bij de hand hebben.

Voeg taken en besluiten per agenda-item toe en wijs ze toe aan specifieke deelnemers. Voorzie je besluiten van een datum en houd grip op de opvolging van je taken via het statusbord.

In de Indeqa add-on kun je agenda’s in de huisstijl van je organisatie opmaken. Dit kan nog sneller en gemakkelijker door een van de standaard vergadertypes en agenda’s te gebruiken.

Je maakt voor, tijdens en na de bestuursvergadering gemakkelijk aantekeningen op de vergaderstukken. Vervolgens deel je de notitie(s) met de deelnemers. Je kunt takenlijstjes, notulen en besluiten van eerdere bestuursvergaderingen gemakkelijk inzien: je hebt alle informatie op één plek altijd bij de hand.

Indeqa is green: beter voor het milieu

Bestuursvergaderingen in een digitale vorm en online bestuursvergaderingen maken een eind aan papierverspilling en verlagen de CO2-uitstoot.

Overschakelen naar efficiënte bestuursvergaderingen met Indeqa is ook een goede manier om papierverspilling tegen te gaan. In veel organisaties voorziet de organisator van de vergadering alle deelnemers van een kopie van de agenda, notulen en andere vergaderstukken. Digitale bestuursvergaderingen zijn niet alleen gemakkelijker voor de deelnemers - zij hoeven bij een volledige digitale vergadering immers niet meer te reizen - papierloze online bestuursvergaderingen maken ook een eind aan papierverspilling. Al met al zijn digitale bestuursvergaderingen heel milieuvriendelijk.

En laten we de verminderde CO2-uitstoot niet vergeten! Als bestuursvergaderingen online plaatsvinden, hoeven veel bestuursleden niet meer te reizen om de board meeting bij te wonen. Stel je eens voor hoeveel CO2-uitstoot er bespaard wordt als al deze urenlange autoritten niet meer gemaakt hoeven worden.

Door de pandemie zijn online videovergaderingen een onvermijdelijke en gangbare oplossing geworden. We hebben allemaal ervaren hoe technologie ons in staat stelt om online meetings te organiseren die bijna net zo persoonlijk zijn als face-to-face vergaderingen. Laten we deze ontwikkelingen dan ook goed benutten!

Indeqa is easy: je hoeft niet tech-savy te zijn

Indeqa is gebruiksvriendelijke software die het organiseren en bijwonen van online bestuursvergaderingen extreem gemakkelijk maakt. 

Werken met Indeqa is heel makkelijk. Je installeert de add-on binnen 15-30 minuten in je Microsoft 365-omgeving. Daarna kun je de software meteen gebruiken, zonder training. We bieden voor de zekerheid wel een Knowledge Base met informatie.

Hoe we Indeqa veilig maakten

Je vraagt je misschien af hoe we veilige, online meetings kunnen garanderen. Indeqa integreert met Microsoft. We leunen op hun beveiliging. Microsoft hanteert de strengste privacy en beveiligingsprincipes die mogelijk zijn. Hun systeem wordt continu getest, bewezen en geoptimaliseerd door duizenden mensen. Daar bovenop werken we met encrypted data en netwerksystemen. 

Dit maakt Indeqa niet gewoon geschikt voor management-, bestuurs- en andere top level-vergaderingen. Indeqa is speciaal voor deze groepen ontworpen en ontwikkeld. We bieden een veilige, online vergaderruimte om ieder geheim of gevoelig onderwerp in te bespreken. Of dit nu op locatie is, of volledig digitaal op afstand.

Wil jij een veilige bestuursvergadering organiseren of meemaken? Wij nodigen alle Nederlandse politici uit om Indeqa gratis te proberen en zelf de privacy en beveiliging die onze software biedt te ervaren.