Demo
Support
Menu
Demo
Support

Veilig vergaderen voor woningcorporaties binnen Microsoft 365

Silvan van Hierden
woensdag 1 juli 2020

Security is een belangrijk thema binnen woningcorporaties en extra belangrijk als het gaat om papierloos vergaderen. Want hoe zorg je dat je op een veilige manier privacygevoelige gegevens kunt uitwisselen binnen een online vergaderomgeving? Hoe nodig je veilig externen uit? En hoe houd je grip op je data, zonder flexibiliteit te verliezen? In dit blog gaan we in op de security en de AVG wetgeving rondom Easy2Meet en Microsoft 365.

Microsoft 365 security

Om te begrijpen hoe Easy2Meet jouw gegevens beschermt, moeten we kijken naar het fundament van de software. In de basis is Easy2Meet namelijk een add-on voor Microsoft 365. De software past zich als een kameleon aan, aan de security principes binnen de eigen Microsoft 365 infrastructuur van jouw organisatie. Dit garandeert een naadloze integratie. De AVG wetgeving wordt volledig nageleefd en geborgd vanuit Microsoft. Deze basis zorgt voor een gedegen beveiliging en bescherming van persoonsgegevens en andere gevoelige informatie.

Jouw data in je eigen omgeving

In tegenstelling tot verschillende andere partijen, slaat Easy2Meet jouw gegevens nooit op in een externe omgeving. Omdat Easy2Meet een Microsoft 365 add-on is, is dat niet nodig. Al je gegevens en vergaderstukken worden enkel opgeslagen je eigen omgeving. Hierdoor komen bestanden niet bij derden te liggen en houd je grip op je data.

AVG en beheer van role-based access

Er is nog een manier hoe Easy2Meet AVG proof vergaderingen garandeert. Easy2Meet werkt namelijk met rollen en rechten: ‘role based access’. Deze beheer je vanuit jouw eigen Active Directory. Welke rol iemand heeft, bepaalt welke vergaderdocumenten deze persoon al dan niet mag inzien. Zo kan enkel iemand met de juiste rechten, de vergaderstukken en notulen inzien. Dat geldt zowel voor personen binnen, als buiten de organisatie. Hierdoor houd je als organisatie volledig grip op gevoelige informatie en documenten. Deze beveiliging wordt verzekerd door het Microsoft 365 pakket.

Extra veiligheid door dubbel account voor beheerders

Om zo veilig mogelijk te werken hebben beheerders - naast hun beheerdersaccount - een apart gebruikersaccount voor regelmatig gebruik. Beheerders gebruiken alleen het beheerdersaccount als dat nodig is. Bijvoorbeeld om een taak te voltooien die is gekoppeld aan hun functie, of om bepaalde rollen en rechten toe te wijzen aan medewerkers of vergaderdeelnemers. Zodra alle beheertaken zijn voltooid, meldt de beheerder zich af en schakelt over op zijn gebruikersaccount. Dit zorgt voor extra veiligheid online.

Veilig toegang geven aan externe deelnemers

Het is ook mogelijk om externen uit te nodigen voor een online vergadering. Ook in die situatie ben je volledig beveiligd, doordat je als beheerder bepaalde rollen met bijbehorende rechten toekent en gebruikmaakt van de security principes van Microsoft. Wil je externen uitnodigen, dan zijn volgende opties zijn mogelijk:

  • Externe gastdeelnemers toevoegen aan je Active Directory
    Je kunt als beheerder gastdeelnemers toevoegen in de Active Directory. Hier kiezen beheerders over het algemeen voor bij váste, externe deelnemers, die vaker zullen deelnemen aan vergaderingen. Denk aan samenwerkpartners, of klanten. Vergader organisatoren kunnen deze externe gastdeelnemers toevoegen aan het deelnemersoverzicht of bij de vergadering. Deze deelnemers hebben beperkte rechten en enkel binnen de vergaderomgeving waaraan je hen toevoegt.

  • E-mail deelnemers
    Organisatoren kunnen ook met een e-mail externen uitnodigen. Gewoonlijk kies je hiervoor, wanneer een gast slechts eenmalig, of enkele keren bij een vergadering aanwezig zal zijn. De externe deelnemer voeg je dan níet toe aan je Active Directory. Beheerders kunnen deze optie ook helemaal uitzetten. Staat deze optie uit, dan is het voor vergader organisatoren niet mogelijk om een vergadering te publiceren met een e-mail deelnemer. 

ls beheerder heb je dus grip op het beleid rond het uitnodigen van externen voor vergaderingen met Easy2Meet.

Multi-factor authenticatie

Wil je een extra stap zetten in de beveiliging van je online vergaderomgeving, maak dan gebruik van multi-factor authenticatie. Hiermee kun je gemakkelijk en effectief de veiligheid van een organisatie waarborgen. Kies je voor multi-factor authenticatie, dan krijgt een medewerker een extra code, die hij of zij moet gebruiken naast het gewone wachtwoord. Pas als je inlogt met je wachtwoord en deze extra code, kom je in het systeem. Je ontvangt deze extra code via je telefoon. Met Easy2Meet houd je volledige grip op de veiligheid van gevoelige informatie, documenten en devices.

Easy2Meet demo

Easy2Meet biedt dus grip, doordat het gebruikmaakt van jouw eigen Microsoft 365 omgeving. Rollen en rechten beheer je in je eigen Active Directory en je kunt je eigen beleid volgen rond het uitnodigen van externen. Wil je meer weten over de security van Easy2Meet? Vraag dan gerust een demo aan, of plan een gesprek van 15 minuten met onze expert Silvan. Dit kan ook op afstand, tijdens een online afspraak.

Plan een demo

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Office 365