Demo
Support
Menu
Demo
Support

Stressvrij thuiswerken als management assistent

Silvan van Hierden
donderdag 14 mei 2020

Thuiswerken kan zorgen voor stress, waardoor het moeilijk kan zijn om de focus te bewaren. Zeker omdat je als management assistent veel verantwoordelijkheden hebt en niet altijd over de mogelijkheden beschikt, die je op kantoor wel hebt. In dit blog lees jij de belangrijkste tips om stressvrij vanuit huis te werken.

Mess creates stress

Een opgeruimde omgeving helpt bij het verminderen van stress tijdens het werken. Zoek daarom een vaste werkplek thuis die netjes, schoon en opgeruimd is. Een propere omgeving reduceert prikkels, helpt je bij het houden van focus en zorgt daarmee voor een opgeruimd hoofd. Is alles opgeruimd? Et voilà. De eerste stap om stressvrij vanuit huis te werken is voltooid.

Maak een planning! 

Tijd voor de volgende stap. Maak een planning. Dit helpt je bij het scheppen van rust en overzicht. Daarnaast bewaak je de prioriteiten van je werk en geeft het structuur. Dat is extra belangrijk als je het gevoel hebt dat er veel werk op je bord ligt. Verwerk in je planning ook een doel. Wat wil je vandaag afkrijgen?

Ga je een planning maken? Volg dan deze stappen:

  1. Zet het op papier! Is het voor jou kraakhelder wat je moet doen? Je voorkomt stress als je duidelijk voor je ziet welke werkzaamheden je moet uitvoeren.
  2. Doe alles wat je binnen één minuut kunt doen meteen. Denk hierbij aan een mail die je kunt beantwoorden met ‘ja’ of ‘nee’, iets wat je even snel moet controleren, of iets wat je snel moet opruimen. Dit soort kleine werkzaamheden zorgen voor onrust, terwijl je het simpel kunt oplossen. Stel het niet uit. Doordat je dit soort kleine taken direct oppakt, neemt het geen ruimte meer in beslag in je hoofd.
  3. Je hoeft niet alles nú te doen. Ook niet alles hoeft vandaag. Maak de tijd voor een planning. Zet de werkzaamheden op volgorde van prioriteit en verdeel deze bijvoorbeeld over de komende zeven werkdagen. Werk volgens je planning en laat je niet beïnvloeden door de waan van de dag. Komen er nieuwe werkzaamheden bij? Die kun je, op volgorde van prioriteit, weer in je planning verwerken.

Nadat je een dag volgens je planning hebt gewerkt kun je afvinken wat je hebt gedaan. Het kan altijd voorkomen dat je aan bepaalde punten niet toe bent gekomen. Maar wees blij met de werkzaamheden die je wél hebt kunnen afstrepen.

Blokken reserveren

Naast het maken van een planning kan het helpen om je dag in te delen in blokken. Op die manier komen er geen kleine werkzaamheden die ‘je wel even snel oppakt’ tussendoor. Zulke kleine dingen zorgen voor stress. Het reserveren van blokken zorgt voor structuur in je dag.

Begin bijvoorbeeld iedere dag met het checken van je mail en beëindig je dag met het bijwerken van de planning voor de volgende dag. Het kan ook helpen om een bepaald tijdvak te reserveren waarin je het best bereikbaar bent. Dit kun je ook in je handtekening van je mail zetten. Zo weten mensen wanneer ze je het beste kunnen bereiken, wat zorgt voor structuur in jouw hoofd en voor duidelijkheid bij je contacten.

Onze hersenen kunnen ongeveer 90 minuten gefocust werken. Daarom kan het efficiënt werken om in blokken van 90 minuten te werken en dan 10 minuten pauze in te lassen. Zo houd jij je concentratie op peil, krijg je meer gedaan en heb je hoogstwaarschijnlijk minder last van stress.

Teamoverleg

Werk je in een team? Zorg er dan voor dat je alles goed met elkaar afstemt. Plan bijvoorbeeld om de (werk)dag een meeting in met je directe collega’s waarin je lopende zaken doorneemt en taken verdeelt. Hierop kun jij je planning dan weer aanpassen.

Schakel hulpmiddelen in

Technologie kan jou een hoop rust geven. Er zijn ontelbaar veel programma’s en handige online hulpmiddelen die jou helpen met stressvrij werken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Microsoft To-Do en Easy2Meet:

  • Microsoft To-Do
    Hierin kun je overzichtelijk takenlijsten en to-do-lijsten aanmaken, beheren en delen. Ideaal als je alleen werkt, maar ook handig binnen een team. Je kunt er ook linkjes en bestanden aan toevoegen. Op die manier kun je dit programma ook als moodboard voor een bepaald project (of klant) gebruiken.
  • Easy2Meet
    Dankzij Easy2Meet kun je op een eenvoudige manier papierloos vergaderen. Je kunt de notulen en vergaderingen plannen, organiseren, faciliteren en beheren. Deze oplossing maakt vergaderen ontzettend eenvoudig. Deze vergadersoftware werkt net als bovenstaand programma op basis van Microsoft Teams. Heeft jouw organisatie al gekozen voor Office 365, dan wordt  de IT-afdeling van jouw bedrijf hier sowieso blij van. Vraag een gratis trial aan!

Last but not least: laat de gedachte dat je achterloopt los. Je doet je best en dat is genoeg. Blijf je bewust van jouw waarde voor de organisatie

Plan een demo

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Management Assistent