Het maken van notulen en annotaties tijdens vergaderingen

Het belang van het maken van notulen en annotaties tijdens meetings

Door het maken van notulen wordt er een samenvatting gemaakt van wat er is gebeurd en gezegd. Welke besluiten zijn er genomen? Welke acties moeten achteraf worden genomen? En welke informatie hebben wij nodig in de volgende vergadering? Notulen zijn erg handig aangezien ze een geschreven herinnering worden.

Een andere belangrijke factor van notulen en annotaties is dat genodigden die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn alle informatie achteraf kunnen doornemen. Door notulen te maken over de gerelateerde topics van de afwezigen kunnen zij nog steeds een idee en beeld vormen over wat er is besproken. Dit zorgt ook voor efficiëntie aangezien je alleen belanghebbenden hoeft uit te nodigen die informatie leveren of besluiten moeten nemen tijdens de vergadering. De rest van de belanghebbenden kunnen de notulen later doornemen.

Wanneer er notulen worden gemaakt worden deze automatisch gericht op resultaten. Wanneer er doelen worden genoteerd is er simpelweg geen weg omheen. Het krijgt meteen belang. En daarnaast krijgt een probleemstelling in geschrift meteen meer aandacht. Dit geldt ook wanneer er deadlines en personen worden gekoppeld aan taken, hierdoor krijgt een team meteen ‘veel meer’ te doen. 

Notulen creëren overeenkomsten aangezien er meer aandacht wordt gevestigd op het feit dat men beloftes wilt nakomen. Het geeft meer waarde wanneer men iets in geschrift ziet staan. Daarnaast worden de notulen na de vergadering verspreid onder belanghebbenden waardoor er meer bewustzijn rondom het topic komt. Dit geeft vervolgens sociale druk waardoor de belofte vaak wordt nagekomen.

Als laatste geven notulen het idee dat personeel word gehoord en geeft vertrouwen in hen. Wanneer er meningen, ideeën, en besluiten worden genoteerd, wordt iedereen gemotiveerd om mee te denken en respectvol met elkaar om te gaan. Het geeft hiermee automatisch een groepsgevoel.  

Hoe creëer je notulen op een efficiënte manier tijdens vergaderingen?

Alle secretaresses of notulist hebben een eigen manier of middel om notulen te maken gedurende vergaderingen. Sommige op papier en anderen in een Word bestand. Echter door meer efficiënt om te gaan met het notulen proces kan er tijd worden bespaard die aan andere taken kan worden besteed. Waardoor je nooit meer terug wilt naar je notitieboek.

Indeqa heeft de software die vreugde brengt aan alle notulisten. Met de Indeqa software heb je de mogelijkheid om efficiënt notulen te maken in de Indeqa omgeving. Daarnaast kunnen aanwezigen live meekijken en kan de notulen met één klik worden verstuurd naar alle belanghebbenden. De notulen wordt meteen overgezet in een PDF bestand, klaar om te worden verzonden of om uit te printen.

Hoe creëer je annotaties op een efficiënte manier tijdens vergaderingen? 

Annotaties worden vaak in een Word bestand of op papier gemaakt, vaak op dezelfde manier van notuleren. Daarnaast worden annotaties ook vaak op de agenda gekrabbeld. Echter raken papieren documenten vaak kwijt of zijn ze bedoeld voor één persoon.

Met de Indeqa software is er de mogelijkheid om annotaties te maken tijdens de bestuursvergadering. Deze annotaties kunnen vervolgens ook live worden gedeeld met de deelnemers. Wil jij jouw annotaties niet delen? Of wil jij jouw annotaties alleen delen met een geselecteerd aantal deelnemers? Dat is mogelijk! Er kan zelf worden ingesteld met wie er wat wordt gedeeld.

Heb jij onze software nog niet geprobeerd? Vraag dan nu een gratis 30 dagen trial versie aan en kijk onze demo videos, zodat jij onze software kan leren kennen. Wij weten zeker dat onze software jouw vergaderingen naar een heel nieuw niveau zullen brengen!