Demo
Support
Menu
Demo
Support

Gebruikersadoptie Easy2Meet

Maurits Mes
maandag 8 juli 2019

Gebruikersadoptie Easy2Meet

“We zetten vol in op werkgemak en -plezier. Daarbij hoort een soepele, succesvolle gebruikersadoptie.”

Succesvolle gebruikersadoptie

Easy2Meet wordt in de meeste organisaties juichend ontvangen en binnen no time werkt iedereen met veel plezier met onze software voor papierloos vergaderen. Toch zijn er ook organisaties waarbij de gebruikersadoptie niet vanzelf gaat. Vooral grote organisaties met een behoudende cultuur lopen hier tegenaan. Natuurlijk hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke oorzaken en ervaringen, met als gevolg een heel scala aan oplossingen. In dit artikel delen we die kennis en natuurlijk onze tips & tricks. Dit kan helpen om de gebruikersadoptie van Easy2Meet in jouw organisatie te maximaliseren.

Veranderzin en goede communicatie

Moeizame gebruikersadoptie is bijna altijd gerelateerd aan de weerstand tegen verandering: “Ik heb het altijd zo gedaan!”, “Wat is er mis met pen en papier?” en “Niet weer wat nieuws waar niemand om vraagt!” Als gebruikersadoptie een zorg of een probleem is, ligt dit meestal aan de angst voor het onbekende. Aan een gebrekkige interne communicatie, aan wantrouwen of simpelweg het voordeel nóg niet zien.

Belang van een succesvolle gebruikersadoptie

Maar waarom is een succesvolle gebruikersadoptie belangrijk? Vanzelfsprekend heb je niet voor niets gekozen voor het softwareproduct. In het geval van Easy2Meet wil je bijvoorbeeld voorbereidingstijd besparen en de vergaderingen efficiënter laten verlopen. Of je wilt meer grip op het proces, of een veilige opslag van je gegevens garanderen door gebruik te maken van een product dat geïntegreerd is in Office365.

Wat ook de initiële motivatie was die leidde tot de keuze voor Easy2Meet, je vond het belangrijk genoeg om er moeite voor te doen. Dan wil je ook dat de oplossing brengt wat je aanvankelijk wilde bereiken en dat je investering leidt tot rendement. En dat kan pas als iedereen meedoet.

Regeren is vooruitzien

De implementatie van software is pas een succes als de mensen binnen je organisatie met gemak - en niet te vergeten met plezier - met het nieuwe product werken. Over het algemeen omarmen nieuwe gebruikers Easy2Meet vlot en vraagt men zich af waarom ze niet eerder overgegaan zijn op de vergadertool voor papierloos vergaderen. Maar wellicht heb jij net te maken met een organisatie waarbij de gebruikersadoptie níet vanzelf gaat. Dan kun je dat maar beter voor zijn.

Tips voor een succesvolle gebruikersadoptie

1. Vooronderzoek
In deze fase is het vooral belangrijk om te luisteren naar de mensen om wie het gaat: de eindgebruikers. Wat zijn de onderliggende behoeften van de mensen die met de software gaan werken? Luister niet enkel wat ze je letterlijk vertellen, maar ga vooral op zoek naar de vraag achter de vraag. Kijk of er irritaties, of obstakels zijn die je wellicht kunt wegnemen. Bedenk ook hoe men reageerde op eerdere vernieuwingen. Was dit een succes, of vond men het lastig? Waar kwam dit door? Kun je deze problemen nu weer verwachten, of is de situatie nu anders? Zijn de eindgebruikers mensen die vlot nieuwe technieken omarmen, of gaat iedere verbeterslag moeizaam en heeft de organisatie de neiging log en traag op verandering te reageren?

Wellicht kom je al snel tot de conclusie dat je in jouw organisatie amper aandacht hoeft te besteden aan de gebruikersadoptie: heerlijk! Maar misschien zie je de bui al hangen en voorzie je al voor de introductie grote weerstand. Gelukkig sta je dan niet machteloos en kun je met een plan, respect voor de eindgebruikers, goede communicatie en een redelijke implementatieperiode uiteindelijk altijd succesvol over op papierloos vergaderen met Easy2Meet.

2. Een plan en geen papieren tijger
Het lijkt een open deur, maar zet vooraf een plan op papier. Wellicht kun je toe met een half A4’tje, maar misschien heb je een uitgebreider rapport nodig. Dat hangt helemaal af van de situatie. Voor je plan kun je aandacht besteden aan de volgende zaken:

  • Wat is je doel? Wanneer vind je de implementatie een succes? Wil je dit meten? Zo ja: hoe?
  • Welke problemen verwacht je in welke fase? Welke acties plan je hierop?
  • Hoe wil je mensen ondersteunen bij eventuele vragen? Wil je hiervoor ook een inzetten?

3. Begin met Key Users
Vooral bij wat grotere organisaties is het handig om te beginnen met een kleine groep zorgvuldig geselecteerde Key Users. De ervaring leert dat het prettig is als er voor iedere 50 eindgebruikers, 5 Key Users aangewezen worden. Dit zijn in ieder geval de (directie)secretaresses. Zij worden de alleskunners van Easy2Meet. Iedereen die binnen de organisatie vragen heeft over het gebruik, kan bij hen terecht. Je wilt dus dat deze mensen de software van A tot Z kennen, zodat ze alle slimmigheden ervan kunnen benutten en promoten. Investeer daarom in je Key Users en zorg ervoor dat ze goed ingewerkt zijn. Easy2Meet is intuïtief in gebruik, dus dit hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn.

4. Easy2Meet uitrollen binnen de organisatie
Je hebt goed geluisterd naar de eindgebruikers en hen betrokken bij het proces. Je hebt hun wensen en behoeften meegenomen en de organisatie op de hoogte gehouden via bijvoorbeeld het intranet. Je wilt immers dat iedereen Easy2Meet al een beetje kent, want onbekend maakt onbemind, concludeerden we eerder al. Inmiddels zijn ook de Key Users ingewerkt en enthousiast over Easy2Meet. Dan is nu het moment om de software verder in gebruik te laten nemen.

Enkele tips:
Easy2Meet is een gemakkelijke, intuïtieve app. Toch kan het handig zijn om mensen alvast op weg te helpen. Kies hoe je dit wilt doen. Enkele voorbeelden: 

  • Start iedere vergaderomgeving waar Easy2Meet voor het eerst gebruikt gaat worden met een korte demo. Begin elke vergadering ook met elkaar in Easy2Meet.
  • Kies voor Lunch & Learn sessies, waarbij gebruikers onder het genot van een lekkere, verzorgde lunch vragen kunnen stellen en meer uitleg krijgen. Eten moeten men immers toch, dus het kost weinig tijd. Dit is een succesvolle, gemakkelijke en goedkope manier om gebruikers te enthousiasmeren, waarna je ze verder kunt helpen.
  • Zorg dat iedereen altijd laagdrempelig terecht kan voor vragen bij een Key User.
  • Zet een in; een soort online assistent die je direct, binnen de software en op de juiste plek verder helpt met relevante tips. Binnen Easy2Meet zijn er al gebruikers die zo’n tool met succes hebben ingezet voor de implementatie. In de Product Updates zullen we je hiervan op de hoogte houden. 
  • Kies strategisch waar in de organisatie je Easy2Meet als eerste inzet. Kies bewust per afdeling of vergadering wanneer je overgaat.
  • Het is handig als je direct een zichtbaar probleem oplost, zodat meteen het nut duidelijk is. Dat begint al bij de Key Users: is een directiesecretaresse altijd een dagdeel kwijt met het organiseren van een vergadering, omdat er grote pakken papier gekopieerd en verstuurd moeten worden, dan los je dit direct op met Easy2Meet. Je maakt de dagelijkse werkzaamheden van deze directiesecretaresse direct en aantoonbaar interessanter en minder stressvol, wat zeker helpt bij de gebruikersadoptie.

Natuurlijk is deze lijst met tips zeker niet compleet. Wat werkt hangt ook helemaal samen met de organisatie waarin gestart wordt met Easy2Meet. Met bovenstaande tips kom je wel al een heel eind.

5. De trein rijdt; tijd om te evalueren
Inmiddels werken alle afdelingen met Easy2Meet. Het gebruik van pen en papier tijdens de vergadering is verleden tijd en annotaties worden gemaakt in de app en notulen worden overzichtelijk, veilig opgeslagen. Het is tijd voor een evaluatie. Terugblikkend vier je successen, breng je de opbrengsten in kaart en bedenk je waar je nog aandacht aan wilt besteden. Ook leg je natuurlijk tips en tops vast voor een eventueel volgend implementatietraject.             

Soepele, succesvolle gebruikersadoptie

Papierloos vergaderen met Easy2Meet gebeurt al in flink wat organisaties. De gebruikersadoptie gaat bij het overgrote deel redelijk vanzelf; het is toch vooral een kwestie van doen. Desalniettemin heeft gebruikersadoptie onze aandacht, omdat we vol gaan voor die soepele, succesvolle implementatie en echt geholpen eindgebruikers.

Verder praten over dit onderwerp?

Heb je vragen over dit onderwerp, of wil je verder praten over de gebruikersadoptie binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact op via info@easy2meet.eu of bel ons op +31 (0)78 260 0100.

 

 

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Product Update