Demo
Support
Menu
Demo
Support

Effectieve bestuursvergaderingen op afstand #3: De notulen

Silvan van Hierden
woensdag 20 mei 2020

Effectief vergaderen op afstand heeft niet enkel te maken met het vergadermoment zelf, maar met het volledige vergaderproces. Dit proces loopt van het voorbereiden van je vergadering  en het opstellen van de vergaderagenda , tot het opstellen van de notulen. In dit blog lees je over hoe je effectief goede notulen maakt van je online board meeting.

Waarom notuleren onderdeel is van effectief vergaderen

Vaak richten tips & trucs rond effectief vergaderen zich enkel op het vergadermoment zelf. Zonde! In het hele vergaderproces kun je met enkele simpele aanpassingen effectiever vergaderen. Dat wil zeggen: met minder tijd en moeite, hetzelfde of meer uit je vergadering halen. Juist bij het opstellen van de notulen kun je ongemerkt tijd verspillen. Zowel je eigen werktijd, als dat van de vergaderdeelnemers. Onderstaande tips helpen je bij het vlot schrijven van steengoede notulen. Wel zo efficiënt.

1. Effectief notuleren? Een goede voorbereiding is het halve werk 

Gaat het om een terugkerende vergadering, dan ben je waarschijnlijk aanwezig geweest bij de vorige vergadering en heb je de notulen van die bijeenkomst zelf gemaakt. Je bent dan, vanzelfsprekend, (flink) op de hoogte van wat er speelt. Bij een nieuwe vergadering of een losse bijeenkomst, is vooraf inlezen extra belangrijk. Het helpt als je weet wie aanwezig zullen zijn en wat er besproken gaat worden. Ook is het prettig als je het doel van de vergadering helder hebt, zodat je hier rekening mee kunt houden bij het uitwerken van de notulen. Hierdoor houd je focus en schrijf je enkel de belangrijk(st)e zaken op.

2. Optimaliseer je internetverbinding 

Wil je effectief kunnen notuleren dan is een goede internetverbinding cruciaal. Haperende online vergaderingen zijn op zijn minst storend. Deze worden vaak veroorzaakt doordat meerdere personen gelijktijdig gebruikmaken van dezelfde internetverbinding. Dit heeft te maken met de bandbreedte van je internet; die is namelijk beperkt. Je merkt het meteen aan de kwaliteit van je verbinding van je online vergadering, als iemand gelijktijdig aan jouw vergadering Netflix kijkt via streaming en iemand een online game speelt. Dan zijn er haperingen in beeld en geluid en je kunt onmogelijk volgen wat gezegd wordt, laat staan goede notulen maken.

Bewust omgaan met je bandbreedte is daarom geen overbodige luxe. Download bijvoorbeeld vooraf de Netflix serie en maak afspraken over het internetgebruik van anderen tijdens jouw online vergaderingen.

3. Zet je 'Agenda' eenvouding om in 'Notulen' en voorkom dubbel werk 

Zorg dat je als notulist op de hoogte bent van de functionaliteiten van je vergadersoftware en voorkom op die manier onnodig werk. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van de notulen. Met Easy2Meet maak je van een bestaande agenda, met enkele kliks eenvoudig een speciaal document voor de notulen. Alle informatie plus alle bijlagen worden automatisch meegenomen. Hierdoor kun je meteen starten met het uitwerken van de notulen. Alle documenten van de vergadering worden bij elkaar opgeslagen, zodat je later eenvoudig alles terugvindt.

4. Direct notulen uitwerken bespaart vergadertijd 

Voor jou als notulist biedt het online vergaderen een voordeel: als iedereen zich enigszins houdt aan de online vergader etiquette , dan spreekt iedereen netjes na elkaar. Hierdoor heb jij rustig de tijd voor het maken van aantekeningen. Laat je niet verleiden tot het woordelijk uittypen van de vergadering. Dit is onnodig en zorgt voor veel te grote notulen waarin de kern verloren gaat.

Wil je effectief notuleren dan houd je het bij heldere afspraken en conclusies. Gebruik hiervoor steekwoorden die je direct in het notulen format van de software typt voor extra tijdsbesparing. Later maak je er goede zinnen van; wellicht heb je hier zelfs al tijdens de vergadering tijd voor. Met Easy2Meet kun je - indien gewenst -  de overige vergaderdeelnemers direct laten meelezen met de notulen die je schrijft. Dit bespaart tijd achteraf. Zowel voor jou als notulist, als voor de vergaderdeelnemers.

5. Gebruik de chatfunctie voor verduidelijking (maar wel met mate) 

Vraag gerust om verduidelijking als dit nodig is. Gebruik hiervoor de chatfunctie, zodat je sprekers niet onderbreekt in hun verhaal. Doe dit liever niet te overvloedig en niet bij ieder punt. Je kunt ook na de vergadering om verduidelijking vragen. Je kunt dit vragen via de chatfunctie.

6. Markeer Taken en Besluiten voor efficiëntere notulen 

Worden tijdens vergaderingen besluiten genomen of taken verdeeld? Markeer dit dan als Taak of Besluit in de vergadersoftware. Dit kan als je gebruik maakt van Easy2Meet. De software nummert automatisch de Taak of het Besluit. Je kunt vervolgens gebruikmaken van de extra mogelijkheden van de software. 

7. Gebruik de annotaties van de vergaderdeelnemers 

Je hoeft niet alles zelf te doen. Heeft de voorzitter, of een (andere) deelnemer een geweldige inbreng, vraag dan zijn of haar persoonlijke aantekening en maak er een openbare aantekening, zodat iedereen het kan lezen. Niet alle vergadersoftware biedt deze functie. Met Easy2Meet is dit wel mogelijk. 

8. Direct na de vergadering notulen uitwerken is het meest effectief 

Meteen na de vergadering zit alles wat gezegd is nog vers in je geheugen. Maak hiervan gebruik en plan waar mogelijk direct na de vergadering een moment in voor het verder uitwerken van de notulen.

Ook voor de vergaderdeelnemers is het prettig als ze binnen enkele dagen na de vergadering de notulen ontvangen, zodat ook zij niet ver terug hoeven in hun geheugen. In Easy2Meet kun je de notulen direct na uitwerken klaarzetten. De notulen zijn dan nog niet zichtbaar voor de deelnemers. Op die manier kun je na akkoord van de voorzitter met een enkele druk op de knop, de agenda met alle deelnemers delen. Tussendoor kun je eenvoudig nog iets aanpassen mocht dat nodig zijn. Deze manier van werken zorgt voor een kortere doorlooptijd per vergadering.

Effectief notuleren kun je leren 

Hierboven heb je gelezen over hoe je effectief notuleert tijdens een vergadering op afstand. Veel van deze tips kun je ook gebruiken tijdens een vergadering in real life. Notuleren is een vaardigheid. En vaardigheden leer je vooral door het veel te doen. Zo is het ook met het gebruikmaken van de mogelijkheden die de software biedt. De vergadersoftware van Easy2Meet heeft een steile leercurve: in korte tijd merk je dat je steeds prettiger werkt en tijd bespaart. 

Ook effectiever vergaderen? 

Wil je ook gemakkelijker, sneller en dus effectiever het hele vergaderproces doorlopen? Plan dan een online demo in en wij laten je graag onze meerwaarde zien!

Plan een demo