Demo
Support
Menu
Demo
Support

Effectieve bestuursvergaderingen op afstand #1 De Voorbereiding

Maurits Mes
donderdag 19 maart 2020

Vergaderen op afstand gaat prima. Een handige manier om dit te doen is een digitale vergadering via video. Bij de voorbereiding van zo’n board meeting zijn er een aantal zaken waarmee je rekening kunt houden. Een goed voorbereide vergadering verloopt immers efficiënter, duurt minder lang en deelnemers zijn positiever over de bestede tijd. Dat is bij een vergadering op afstand niet anders.

Hieronder lees je onze tips over de voorbereiding van zo’n effectieve vergadering.

1. Vergader niet (tenzij nodig)

Laat je vergadering niet automatisch doorgaan, maar sta stil bij de noodzaak ervan. Zijn er geen vergaderpunten binnengekomen, zeg een vergadering dan af. Op die manier vergader je enkel wanneer het nodig is en zorg je ervoor dat iedereen betrokken en gemotiveerd blijft als er wél een vergadering is. Dit geldt voor een vergadering in real life, dus ook voor een digitale vergadering op afstand.

2. Regel goed werkende apparatuur voor vergaderen op afstand

Wanneer je vergadert op afstand, zorg dan vooraf voor de juiste faciliteiten. Is je organisatie nieuw met digitaal vergaderen, vraag dan ook vergaderdeelnemers deze ruim voor aanvang te testen. Je wilt niet dat de vergadering te laat start, omdat één van de deelnemers nog moet uitproberen hoe alles werkt.

3. Bepaal vooraf het doel van de vergadering

Wat wil je met elkaar bereiken? Met andere woorden: wat is het doel van het overleg? Het geeft duidelijkheid en richting als je dit vooraf deelt met de vergaderdeelnemers. Je voorkomt op die manier onnodig overleg over zaken die buiten de gestelde doelen vallen. Vergaderingen met een duidelijk doel duren minder lang, zijn effectiever en de vergaderdeelnemers zijn positiever over de bestede tijd.

4. Bepaal wie bij de vergadering aanwezig zijn

Zorg dat alle relevante betrokkenen aanwezig zijn, zodat je al tijdens de vergadering de nodige knopen kunt doorhakken. Let er wel op dat je niet te veel mensen uitnodigt. Juist bij een digitale vergadering is het belangrijk het aantal deelnemers te beperken.
Vooraf kritisch nadenken over wie je uitnodigt zorgt voor kortere, meer effectieve vergaderingen.

5. Kies het juiste tijdstip voor een vergadering

Het lijkt een inkopper, maar plan je vergadering op het moment dat de deelnemers tijd hebben in hun agenda. Gebruik vanuit Easy2Meet de koppeling met Outlook of andere digitale agenda software. Op die manier kun je eenvoudig en efficiënt de agenda’s van de deelnemers naast elkaar leggen en een tijdstip kiezen.

Kies daarbij niet automatisch de maandag bij wekelijkse vergaderingen. Dinsdag kan bijvoorbeeld ook een goed moment zijn: na het starten van de week komen vragen opborrelen en moeten beslissingen worden genomen. Het vergadermoment sluit dan mooi aan bij de behoefte van de deelnemers om bij elkaar te komen.

6. Zorg voor een duidelijke agenda en deel deze op tijd

Een goede agenda bevat altijd de logistieke informatie, zoals datum, tijdstip, meeting link en aanwezigen. Daarnaast benoem je ook altijd het doel van de vergadering. Let op dat de inhoudelijke punten die hierop volgen, aansluiten op dit doel. Is dat niet het geval, dan moet je ofwel het doel bijstellen, ofwel de punten van de vergadering. Kies bewust of je ruimte wilt houden voor ‘Overige zaken’, of ‘Wat verder ter tafel komt’. Er is wat dat betreft geen ‘goed’ of ‘fout’; kijk of het werkt en of dit het doel van de vergadering ondersteunt.

Tot slot: deel de agenda op tijd, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden. Dit draagt bij aan de effectiviteit van je vergadering. In Easy2Meet kun je altijd nog op een later tijdstip last minute wijzigingen doorvoeren, of documenten toevoegen.

7. Maak gebruik van de video en audio mogelijkheden van Teams 

Als je gebruik maakt van Teams is online vergaderen voor iedereen mogelijk. Teams biedt hoogwaardige audio en video, met dezelfde beveiliging en compliance als in Office 365. Hierbij biedt Teams ook mooie functionaliteiten zoals schermdeling, opname van vergaderingen en chatten. 

RE4rkWe

8. Maak het externe vergaderdeelnemers gemakkelijk

Zorg dat externe vergaderdeelnemers gemakkelijk en veilig inzicht krijgen in de belangrijke vergaderdocumenten, taken en besluiten en agenda's, zonder ingewikkeld installatie proces van vergader software.

Bij Easy2Meet stuur je eenvoudig een link naar externe partijen. Via deze link kunnen ze via een paar stappen eenvoudig en veilig toegang krijgen tot deze documenten. Op die manier voorkom je frustratie en zorg je ervoor iedere deelnemer de juiste documenten heeft.

9. Gebruik de mogelijkheden van de software

Door goed gebruik te maken van de software bespaar je tijd. Bij punt 4 werd het gemak van een koppeling met de agenda’s al genoemd. Ook op andere gebieden kun je tijd besparen. Zo kun je bijvoorbeeld in Easy2Meet een uitgewerkte agenda automatisch omzetten naar een Notulen document en vervolgens hierin je notulen verder uitwerken. Structuur aanhouden in je werk tijdens de voorbereiding, zorgt voor een effectieve vergadering en tijdswinst achteraf.

Meer structuur in je bestuursvergadering op afstand

Wil jij ook meer structuur in je digitale bestuursvergaderingen? Lees dan hoe de logische combinatie van Microsoft Teams en Easy2Meet dit voor je organiseert.

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Effectief vergaderen