Organizer

Een efficiente manier om effectieve agenda's in te plannen

3 min read

dinsdag 10 augustus 2021

Een effectieve agenda is de eerste stap naar een gestructureerde vergadering. Een effectieve agenda laat je meerdere vergaderdoelen behalen zoals; inzicht in het doel van de vergadering te krijgen en een overzicht voor alle genodigden te creëren. Daarnaast kunnen alle deelnemers zich beter voorbereiden wat vervolgens meer input tijdens de vergaderingen oplevert. In het artikel van vandaag bespreken we wat een effectieve agenda inhoudt en hoe het proces efficiënt kan worden gemaakt.

Een goede agenda bevat de volgende punten;

Wie, wat, waar, wanneer?

Eigenlijk de standaard informatie die in de agenda dient te staan. Zoals de datum, tijd, locatie, en wanneer het een online vergadering betreft; de vergader link.

Waarom? Het doel van de vergadering

Het is belangrijk om het doel van de agenda voor ogen te houden. Hierdoor weten alle aanwezigen wat het doel van de vergadering is en kunnen zij zichzelf hierdoor beter voorbereiden voor wat er op de planning staat.

Aankondigingen

Wanneer een vergadering een groot aantal aanwezigen heeft, is het wellicht een goed moment om eventuele aankondigingen te doen.

De actuele punten

Voor elk punt dien je een korte samenvatting te geven en een referentie te geven naar de ondersteunende documenten.

Wat er nog meer ter tafel komt

Dit agenda punt is gecreëerd om korte vragen of opmerkingen naar voren te brengen die verder geen discussie of inhoudelijke ondersteuning met zich mee brengen.

Slot

Gedurende het slot is er de mogelijkheid om de vergadering op te sommen en eventueel te kijken of het doel van de vergadering is behaald.

Een efficiente manier om agenda's samen te stellen

Onze software is draait grotendeels om de agenda van bestuursvergaderingen. Wanneer jij de Indeqa software gebruikt heb jij de mogelijkheid om de datum, tijd, aanwezigen en documenten van te voren in te plannen. Daarnaast kan je agenda punten ook naar toekomstige vergaderingen verplaatsen. Dit is enorm tijdbesparend wanneer het aankomt op de planning van agenda's omdat je de mogelijkheid hebt om dezelfde punten en informatie mee te nemen naar opvolgende vergaderingen door middel van een paar klikken.

Hoe verplaats ik agenda punten naar toekomstige vergaderingen?

Wanneer jij agenda punten naar een toekomstige vergadering verplaatst, worden daarmee de sub-punten en bijlages automatisch mee genomen. Hierbij kan je zelf kiezen welk vergader punt naar welke vergadering dient te worden verplaatst.

Om een agenda punt te verplaatsen klik je allereerst op de pijl zoals hieronder weergeven.

Klik op het pijltje om een agendapunt te verplaatsen

Daarna, klik je op een toekomstige vergadering om het agenda punt naar te verplaatsen.

Selecteer een vergadering om het agendapunt heen te verplaatsen

Terugkerende vergaderingen aanmaken

Naast het verplaatsen van agenda punten is het ook mogelijk om vergaderingen te kopiëren voor terugkerende vergaderingen. Wanneer je een vergadering hebt aangemaakt en die vervolgens wilt kopiëren, dien je allereest na te denken aan hoe vaak en wanneer de vergadering terug dient te komen. Deze vergaderingen zullen vervolgens automatisch worden toegevoegd aan de Outlook agenda. Klik op de 'kopie' knop zoals hieronder aangegeven, om een vergadering te kopiëren en in te plannen.

Door het feit dat de software van Indeqa geïntegreerd is met Microsoft 365 en Microsoft Azure, kan je gebruik blijven maken van de veilige Microsoft omgeving gepaard met de efficiënte tools om effectieve vergaderingen en agenda's te creëren. Heb jij onze software nog niet uitgeprobeerd? Download dan nu onze gratis 30 dagen trial, en ga vanaf na efficiënt te werk.