Kan jij je de laatste keer nog herinneren dat je een geweldige vergadering hebt gehad? Een vergadering waar iedereen energiek was, belangrijke informatie werd verstrekt, en belangrijke besluiten werden gemaakt? Je zult je waarschijnlijk eerder de slechte herinneren; waar je eigenlijk niet had hoeven zijn, of een waar niemand energie of input had, of die ene waar je collega maar vragen bleef stellen en iedereen verveeld voor zich uit keek. Soms is een vergadering nodig om iedereen in dezelfde kamer te krijgen en grote besluiten te nemen. Maar soms voldoet een goed gestructureerde email of chat ook. Dus kijk nog even door onze checklist voordat jij een volgende vergadering aanmaakt. Uiteraard met de vergadersoftware van Indeqa! En vraag jezelf af of de vergadering nodig is.
Heb ik agendapunten?
Voordat je iedereen uitnodigt is het belangrijk om te bekijken waarom er een vergadering plaats moet vinden. Zijn er agendapunten die besproken moeten worden? Zo niet, neem dan de tijd voor wat strategisch denken over wat jij met de vergadering wilt bereiken. Schrijf daarna de agendapunten op die geadresseerd moeten worden. Hierdoor kunnen de deelnemers voorafgaand de punten bekijken en geïnformeerd aan de vergadering deelnemen. Wist je dat je met de Indeqa vergadersoftware templates kan creëren? Hierdoor worden vooraf ingestelde agenda-items, deelnemers, locatie en organisator(en) in één klik toegevoegd!
Heb ik alle informatie die ik nodig heb?
Vraag jezelf af wat je nodig hebt om vooruitgang te boeken. Er is niks ergers dan een probleem aan te kaarten, waarna je realiseert niet alle ins- en outs te hebben om een beslissing te kunnen maken. Neem de tijd om alle informatie te verzamelen voordat je de tijd van anderen boekt.
Is de informatie van toegevoegde waarde?
Voordat je de vergadering gaat inplannen moet je jezelf afvragen voor wie de informatie van belang is. Betreft het een hele afdeling of enkele personen? Soms is het effectiever om langs iemand te gaan wanneer het een één op één gesprek betreft. Als het om een grotere groep gaat is het handig om na te gaan of alle teamleden de mogelijkheid hebben om deel te nemen. Uiteindelijk moet je de tijd nemen om na te gaan of de personen die bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen aanwezig kunnen zijn bij de bestuursvergadering.
Is het urgent?
Er is niks ergers dan een urgente email te versturen en vervolgens geen respons te krijgen. Group chats kunnen een goede optie zijn om directe feedback te verkrijgen, maar soms is een bestuursvergadering de enige manier om een directe respons en besluit te verkrijgen. Met Indeqa kan je de nodige voorbereidingen treffen voor jouw vergaderingen waardoor tijd nog meer bespaard blijft. Met de organizer stel je vooraf je agenda op. Sleep de agendapunten in de juiste volgorde, maak gebruik van subniveau's en deel deze agenda gemakkelijk met de deelnemers. Hierdoor bespaar je zoveel tijd dat jij je kan afvragen of de meeting wel nodig is.
Ervaar Indeqa en bekijk onze gratis demo videos of maak gebruik van de gratis trial.
Share this
De beste dag voor een vergadering
Hoeveel tijd verspil jij aan inefficiënte vergaderingen?
