Effectief en efficiënt vergaderen voor woningcorporaties

3 min read
dinsdag 24 augustus 2021

Bij veel woningcorporaties staat efficiëntie en effectiviteit hoog op de agenda. De mensen met wie wij spreken uit de markt vinden het belangrijk efficiënt en bewust met middelen om te  gaan. Dit zien we ook terug als we kijken naar de vragen die we krijgen over bestuursvergaderingen. Er zijn op dat gebied vaak verbeteringen mogelijk. Welke dat zijn, lichten we toe in dit blog.

Tijdverspilling met traditioneel vergaderen

Op het gebied van duurzaamheid en efficiëntie is de meeste winst te behalen bij woningcorporaties die nog (deels) traditioneel vergaderen. Het plannen van zo’n  vergadering is vaak tijdrovend: het printen, kopiëren en verspreiden van vergaderstukken voorafgaand aan een vergadering is een omslachtig proces.

Tijdens dit proces kan er gemakkelijk iets misgaan. Denk bijvoorbeeld aan documenten die nog een update nodig hadden. Of vergaderdeelnemers die tijdens de vergadering stukken missen. Zonde, want dit kan duurzamer én gemakkelijker.

Vergaderen met de juiste software

Kies je voor efficiënt vergaderen, dan sta je voor de keuze welke software je hiervoor gaat gebruiken. Er zijn verschillende aanbieders in de markt. Wat past bij jouw organisatie, hangt van verschillende factoren af: welke behoeften zijn er binnen de organisatie en de gebruikers? Hoe belangrijk is security? Hoe is je IT-omgeving ingericht?

Easy2Meet en Microsoft 365

Een trend die we zien binnen woningcorporaties is de overstap naar werken in de cloud met Microsoft 365. Is dat het geval binnen jouw organisatie, dan is Easy2Meet de meest logische vergaderoplossing. De software maakt gebruik van de applicaties van Microsoft 365, zoals Teams en SharePoint. Als Microsoft 365 add-on is Easy2Meet snel geïnstalleerd in je bestaande IT-omgeving en ben je binnen een halve dag up & running. Er is altijd een app beschikbaar voor jouw device: iOS, windows, android en web-based. Ook zorgt dit voor een gedegen security. In dit blog lees je daar meer over.  

Nog meer tijd besparen door te werken met Easy2Meet

Met Easy2Meet bespaar je niet enkel tijd tijdens de voorbereiding, maar in het héle vergaderproces. Zo kun je de vergaderagenda bij de start van de vergadering eenvoudig omzetten in een notulen sjabloon. Dit werkt sneller dan handmatig een document aanmaken en je weet zeker dat het foutloos gebeurt. Bij terugkerende vergaderingen staan deelnemers automatisch ingevuld en aanwezigheid kun je eenvoudig met een enkele druk op de knop aanpassen. Door dit soort handige functionaliteiten werk je snel en efficiënt.

Indien nodig, kun je zelfs tíjdens de vergadering eenvoudig documenten aanpassen en toevoegen. Wanneer je kiest voor het uitwerken van notulen tijdens de vergadering, kun je deze aan het einde van de vergadering publiceren. Op die manier kunnen vergaderdeelnemers on the spot de notulen bekijken en meteen reageren. Ook dit bespaart weer tijd achteraf. Door al deze dingen samen werkt het secretariaat een stuk efficiënter.

Efficiënt werken door structuur en gemak

Ook gebruiksgemak en een goede, overzichtelijke structuur zorgen voor tijdsbesparing. Immers, wanneer je eenvoudig de weg kunt vinden binnen de software, werk je prettiger en sneller. Easy2Meet zet vol in op dit gebruiksgemak.

Zo zijn alle vergaderstukken per vergadering gebundeld. Hierdoor kan iedereen alles eenvoudig terugvinden op één centrale plek in de cloud. Daarbij worden alle documenten ook continu geüpdatet, waardoor iedereen over de meest recente versie beschikt. Data wordt niet dubbel opgeslagen, waardoor alles overzichtelijk blijft. De gegevens en vergaderstukken worden enkel opgeslagen op jouw eigen Microsoft 365 omgeving. Daarnaast kunnen annotaties live worden gedeeld met iedereen en de vergaderstukken kan inzien. Behoefte aan meer privacy? Wij hebben een instelling dat jij mensen kan excluderen van bepaalde vergaderstukken en annotaties. Dat kost je  slechts een paar klikken!

Flexibel samenwerken in de cloud bespaart tijd en geld

Door samenwerken in de cloud kun je op ieder tijdstip, op ieder apparaat en op iedere locatie werken, zolang er maar een internet verbinding is. Wanneer je ook online een hoge kwaliteit vergadering kunt aanbieden, valt de noodzaak van fysiek aanwezig zijn in veel gevallen weg. Ook deze flexibiliteit is precies de reden waarom veel woningcorporaties overstappen naar werken in de cloud en vergaderen op afstand.

Efficiënt samenwerken met Easy2Meet

Door te vergaderen met Easy2Meet kies je voor een oplossing binnen je eigen Microsoft 365 omgeving. Door de gebruiksvriendelijke interface en handige functionaliteiten werk je effectief en efficiënt. Hierdoor bespaar je energie, tijd en geld.

Wil je weten hoe je Easy2Meet kan inzetten in jouw woningcorporatie? Vraag dan een gratis demo aan, of een gratis 30-dagen trial hier beneden!

Gratis trial