Demo
Support
Menu
Demo
Support

De taken van een notulist

Angela Vissers
dinsdag 6 juli 2021

De notulist is een van de belangrijkste schakels in een bestuursvergadering. Wat doet een notulist? Het is de taak van de notulist om verslaggeving te doen van de vergadering. Het is daarbij de bedoeling dat de notulist de vergadering zo samen te vatten dat het voor iedereen duidelijk is wat er in de vergadering besloten en besproken is.

In dit artikel geven wij per agendapunt een algemeen beeld van de vergaderdoelen met daaraan gekoppeld de activiteiten van de notulist.

Opening

Te beginnen met de opening van de vergadering. De opening van de vergadering heeft informatie overdracht als doel. Tijdens de opening van de vergadering heeft de notulist de taken om o.a. alert te zijn op zaken die tijdens de opening aan de orde komen. Denk hierbij aan het vaststellen en wijzigen van de agenda en de huishoudelijke mededelingen te verkondigen.

Daarnaast dient de notulist in te grijpen als er een inhoudelijke discussie dreigt te worden gevoerd over punten die nog aan de orde moeten komen.

Goedkeuring

Goedkeuring als agenda punt heeft als doel besluitvorming te creëren. Hierbij dient de notulist alert te zijn op onderscheid tussen ‘redactionele wijzigingen’ , ‘opmerkingen na aanleiding van’ evenals de ‘bespreking van de actiepuntenlijst’.

De notulist dient hierbij te letten op concrete goedkeuring of vaststelling die tijdens de management vergaderingen worden gecommuniceerd.

Mededelingen

Het agenda punt mededelingen behoort tot het doel van informatie overdracht. Tijdens de bestuursvergaderingen noteert de notulist alle mededelingen en eventuele reacties die daarop worden gegeven door het bestuur. Deze mededelingen en reacties kunnen belangrijk zijn voor volgende vergaderingen.

Ingekomen stukken

Ook de ingekomen stukken hebben informatie overdracht als vergader doel. De notulist dient alle ingekomen stukken te noteren. Denk hierbij aan afzender, datum, het onderwerp en wat er verder mee gebeurt.

Wisselende agenda punten

Informatie overdracht

De wisselende agenda punten hebben informatie overdracht, meningsvorming en besluitvorming als doel. Bij informatie overdracht als doel word het beginstuk genotuleerd, ook wel de aanleiding en het doel. Daarna het middenstuk wat een samenvatting is van de informatie die naar voren wordt gebracht. Aan de hand van deze informatie dienen de deelnemers van de vergadering zich een goed beeld kunnen vormen. Als laatst wordt het eindstuk genoteerd waarin de acties, afspraken en besluiten komen te staan.

Meningsvorming

Bij meningsvorming als doel blijven het begin- en eindstuk hetzelfde als voorheen. Het middenstuk bevat alle relevant geachte meningen over een onderwerp, wat erg handig naslagwerk is voor de vergaderaars. Meningen kunnen eventueel als voorbereiding van een besluit dienen.

Besluitvorming

Bij besluitvorming als doel wordt evenals de vorige 2 doelen ook de aanleiding en het doel van de vergadering genoteerd. In het middenstuk worden alle voor- en tegen argumenten genoteerd die tijdens de vergadering benoemd zijn. In het eindstuk staan alle acties, afspraken en besluiten genoteerd.

Wat er verder ter tafel komt

Het agenda punt ‘WVTTK’ is een parkeerplaats voor agenda punten die nog niet zijn behandeld in de vergadering maar niet op de agenda stonden vermeld. Denk hierbij aan de 3 doelen; informatieoverdracht, meningsvorming of besluitvorming.

Rondvraag en sluiting

De rondvraag en sluiting dienen beide als informatie overdracht. Tijdens de rondvraag worden reacties, inbreng van deelnemers en het vervolg genoteerd. Deze informatie kan van toepassing zijn voor eventuele zaken na de vergadering.

Tijdens de sluiting worden de laatste huishoudelijke mededelingen genoteerd. Denk hierbij aan nieuwe vergader data, plaats en tijd. Of eventuele punten voor de volgende vergadering.

Uit al deze taken kunnen wij opmaken dat een notulist een uiterst belangrijke rol heeft binnen een bestuursvergadering. Zonder alle annotaties heeft het bestuur weinig om op terug te vallen na afloop van de vergadering. Daarnaast neemt het een enorm tijdsbestek in beslag om al deze informatie te verwerken binnen documenten en deze vervolgens op diverse plekken op te slaan. Met de vergadersoftware van Easy2Meet is het o.a. mogelijk om annotaties vanuit tablets en smartphones te delen met andere deelnemers. Evenals documenten inclusief annotaties te exporteren en te printen vanuit de Easy2Meet software. Probeer onze software uit door een gratis trial aan te vragen, en maak gebruik van al onze vergader tools. Of vraag een gratis demo aan.

Gratis trial Demo 

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Management Assistent