Bespaar tijd, geld en energie met Indeqa

Nog steeds verloopt het vergaderproces bij veel organisaties en ondernemingen op eenzelfde wijze: een vergaderschema dat al lang tevoren vaststaat, een relatief vastomlijnde agenda met dito vergaderdeelnemers en vergaderstukken die aan de agenda worden toegevoegd. Appeltje eitje, strak proces, goed geregeld en dus efficiënt. 

Recent was ik bij één van die ondernemers en sprak daar met de directiesecretaresse. Het scenario: 2-wekelijks op dinsdag een MT-overleg, voorzitter, secretaresse (mijn gesprekspartner dus) en 8 MT-leden waarvan een actieve inbreng wordt verwacht. Goede afspraken, waaronder dat agendabijlagen en andere stukken woensdag einde middag moeten worden aangeleverd, zodat donderdag het geheel kan worden gedistribueerd. So far, so good. Tja, en dan de werkelijkheid …. 

‘Peter, het is steeds weer een drama; stukken worden te laat ingeleverd of komen op tijd maar kennen daarna nog de nodige aanvullingen, bij kopiëren van de stukken loopt natuurlijk de copier wel eens vast of is de toner op en – helemaal het ergste – krijg ik nog wijzigingen op/in reeds verspreide stukken die toch écht doorgevoerd moeten worden. Regelmatig kom ik dus de vrijdag terug en voer de aanpassingen door (soms zelfs net na het weekend nog). Frustrerend om te merken dat men mij tijdens de vergadering zit aan te kijken omdat die wijziging door hen niet was opgemerkt’. Inderdaad een drama denk ik dan, te meer daar het ook zo anders kan. 

Binnen Office 365 is Indeqa dé oplossing om voornoemde werkelijkheid op een uiterst efficiënte manier het hoofd te kunnen bieden. Volledig digitaal, dus geen last meer van printers die niet meewerken. Daarmee ook de mogelijkheid gevend om aanpassingen die na de deadline komen bij alle deelnemers aan te leveren. Dit zelfs zodanig dat de door deelnemers reeds gemaakte arceringen en kantlijnnotities gewoon worden meegenomen in de nieuwe versie van het vergaderstuk. Zo efficiënt kan het dus werken! En het bespaart substantieel tijd en dus geld in – niet in de laatste plaats – papier, toner en alles wat de copier aan uitstoot produceert (kan dus mee op de MVO-agenda); de toegenomen werkvreugde bij het secretariaat behoeft geen nadere toelichting. 

Kortom, overall helpt onze keuze voor ‘efficiency by design’ om het vergaderproces papierloos, gestroomlijnder en dus efficiënter te laten verlopen. Mede daarvoor houden wij nauw contact met de gebruikers van Indeqa, want feedback geeft ons belangrijke informatie voor de doorontwikkeling ervan. 

Wil je meer weten wat Indeqa voor jullie vergaderproces oplevert en hoe onze roadmap voor de toekomst eruitziet, neem dan contact met ons op.