Demo
Support
Menu
Demo
Support

6 Tips om een veilige & efficiënte online board meeting te organiseren

Silvan van Hierden
maandag 3 mei 2021

Het organiseren van een board meeting is behoorlijk arbeidsintensief: Als de organisator moet je niet alleen de input verzamelen en bij elkaar voegen, je moet ook een datum en tijdstip vinden waarop alle bestuursleden beschikbaar zijn, een locatie reserveren, een agenda opstellen op een manier die efficiënt is, en … Nou, laten we zeggen dat het niet gemakkelijk is. En het is er ook niet gemakkelijker op geworden sinds de pandemie. Maar, van nu af aan wordt het organiseren van veilige en efficiënte board meetings makkelijker. Bijna moeiteloos zelfs (echt waar). Dit zijn de tips die je in 2020 had willen hebben - beter laat dan nooit. Succes!

Het organiseren van een bestuursvergadering is bijna hetzelfde als het organiseren van andere formele bijeenkomsten: je stelt vast wie er aanwezig moet zijn, regelt de praktische zaken en maakt een agenda die je alvast deelt. Het is ook belangrijk dat er notulen worden gemaakt tijdens de vergadering. Notulen bestaan uit belangrijke zaken die gezegd zijn, een een lijst van Taken en van Besluiten. De notulen moeten in de volgende bestuursvergadering goedgekeurd worden - zodat ze als juridisch document gebruikt kunnen worden - waarna je ze archiveert.

1: Organiseer de praktische zaken eerst

Zoals je weet zijn board meetings een zeer professionele en officiële aangelegenheid. Dit betekent dat je alle praktische zaken goed moet organiseren. Zorg ervoor dat alle bestuursleden een agendaverzoek ontvangen - niet een paar dagen, maar idealiter weken van te voren. Deel de board meeting agenda en alle bijkomende meeting documenten minstens een week van te voren. Bestuursleden hebben tijd nodig om de vergadering voor te bereiden. Sommigen moeten nog actie ondernemen, taken uitvoeren of andere partijen raadplegen om in de vergadering weloverwogen te kunnen stemmen bijvoorbeeld.

Als de organisator - en waarschijnlijk de notulist - is het belangrijk dat je jezelf ook goed voorbereid. Je deelt de meeting documenten niet alleen met de deelnemers, je leest de documenten zelf ook allemaal door. 

2: Gebruik board meeting software

Het feit dat board meetings nu online meetings zijn, maakt het niet gemakkelijker om ze goed te organiseren en een zekere mate van professionaliteit te waarborgen. Je kunt board meetings natuurlijk organiseren via Google Meet, Zoom of Microsoft Teams, maar je heb je inmiddels vast al wel gerealiseerd dat deze tools niet ideaal zijn en zeker geen perfecte vervanging voor fysieke bijeenkomsten. 

De uitdagingen die je misschien bent tegengekomen: Waar verzamel en bewaar je meeting documenten? Hoe deel je de agenda? Hoe stem je op een wettelijk goedgekeurde manier? Waar en hoe maak je een lijst van Taken en Besluiten? 

Board meeting software is de oplossing. Software die werkt op Microsoft Teams om precies te zijn - om de verplaatsing naar online zo soepel en gemakkelijk mogelijk te maken

Board meeting software verzekert je van veilige en efficiënte online board meetings

Goede board meeting software ondersteunt en faciliteert het proces van een online bestuursvergadering. Met de juiste software maak je gemakkelijk annotaties in PDF-documenten en stel je gemakkelijk de agenda’s en notulen samen. Het maakt online board meetings goed georganiseerd en het opslaan en inzien van documenten gemakkelijk.

Goed werkende software is fijn, maar veilige software is minstens zo belangrijk: Je wilt niet dat de gesprekken en andere informatie op straat komen te liggen. Beveiliging is en blijft daarom een belangrijk thema. Werken in je bestaande Microsoft Office-omgeving, inclusief alle privacy en beveiligingsinstellingen, is de veiligste optie.

4: Zorg dat het werkt

Zorg ervoor dat de software werkt. Je wilt immers dat iedereen zich kan focussen op de meeting. Niet dat er delen verloren gaan of de verbinding hapert. Slecht werkende software heeft een demotiverend effect op de deelnemers en kost onnodige tijd. Een professioneel werkende omgeving wordt ook verwacht tijdens een board meeting. Kies dus voor gebruiksvriendelijke software met een aangename structuur dat aansluit op de behoeften van de organisatie.

5: Plan pauzes

Voor wat betreft online board meetings is de duur van de meeting belangrijker dan ooit tevoren. Niemand blijft fris en energiek tijdens een urenlange online vergadering. Dus, als je de agenda voor online bestuursvergaderingen samenstelt, doe je er goed aan om regelmatige pauzes in te lassen en langere meetings op te splitsen in meerdere kortere bijeenkomsten. Je kunt eens per maand vier uur lang vergaderen, maar een online bestuursvergadering kan zowel efficiënter als effectiever zijn als je de agendapunten spreidt over twee of meer vergadermomenten.

6: Deel de notulen

Houd de notulen van je board meeting beknopt, helder en neutraal. Voeg geen quotes toe: zonder context heeft dat geen toegevoegde waarde. Het is gebruikelijk om tijdens een board meeting apart de lijsten van Taken en Besluiten bij te houden. De lijst van Taken is de to-dolijst voor na de vergadering. Je schrijft hier ook de namen op zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Op de lijst van Besluiten houd je bij welke besluiten er tijdens de board meeting zijn genomen. 

Als je met board meeting software werkt, is dit allemaal nog gemakkelijker. Met gebruiksvriendelijke (!) software zet je je board meeting agenda in een paar kliks om in de notulen. Een aantal programma’s ondersteunt het genereren van simpele lijsten voor Taken en Besluiten. Door binnen één programma te werken, bespaar je tijd voor, tijdens en na de bestuursvergadering. 

Deel de notulen met het bestuur voor goedkeuring, archiveer de documenten en je bent klaar! Op naar de volgende board meeting. 

Wil je nou meer weten over board meeting software en hoe het jou kan helpen?

Download dan ons gratis e-book "effectieve bestuursvergaderingen".

Download