Demo
Support
Menu
Demo
Support

5 redenen waarom Easy2Meet waarde toevoegt aan jouw bestuursvergadering

Angela Vissers
dinsdag 6 juli 2021
Vergaderingen moeten efficiënt en effectief zijn. Deelnemers willen na afloop weglopen met energie en zich proactief voelen. Effectieve bestuursvergaderingen zijn interessant en voeden de deelnemers met energie, er in een gezamenlijk doel. Een gezamenlijk doel waarin teams en management samenwerken om nieuwe ideeën te genereren, besluiten te nemen en problemen op te lossen. De beste managers en bestuursassistentes begrijpen het belang van dit soort vergaderingen en begrijpen dat er veel planning en inspanning voor nodig is om een zeer effectieve bestuursvergadering op te zetten. Dit is de motiverende factor achter de vergadersoftware van Easy2Meet. Easy2Meet wilt dat het bestuur en de management assistente het meeste uit de vergaderingen kunnen halen, evenals de voorbereiding daarvan. In het artikel van vandaag geven wij 5 redenen waarom Easy2Meet meer waarde toevoegt aan jouw bestuursvergaderingen.
 

Tijd besparend en meer efficiënt te werk

De vergadersoftware van Easy2Meet is ontwikkeld met het doel meer efficiëntie aan vergaderingen toe te voegen. Als het gaat om agenda beheer kan je de agenda aanpassen aan de hand van jouw eisen. Met de organizer kan je de agenda ver van te voren opmaken en de agenda punten slepen waar wenselijk. Daarnaast kunnen taken en besluiten per agenda punt worden toegevoegd en worden toegewezen aan specifieke deelnemers.
 
Met Easy2Meet kan je efficiënt meetings aanmaken door templates te creeren. Hierdoor hoef je niet blanco te beginnen wanneer je jouw meetings aan het plannen bent. Stel je agenda punten, deelnemers, locatie en organisator(en) van te voren in met een simpele klik.
 

Een overzicht in vergaderingen, agenda's en vergaderstukken

Het plannen van bestuursvergaderingen en de benodigde vergaderstukken kan erg tijdrovend zijn. Door een efficiënt overzicht van de vergaderingen, agenda's en vergaderstukken te creëren kan er veel tijd worden bespaard die aan overige werkzaamheden kan worden besteed. Als management assistent heb je toegang tot de organisator omgeving in de Easy2Meet software. Hierin kunnen alle vergaderingen worden aangemaakt en onderhouden. Voeg documenten makkelijk toe aan een geplande bestuursvergadering en nodig direct de interne en/ of externe deelnemers toe.
 

Integratie met Microsoft 365

Een van de grootste voordelen van de Easy2Meet vergadersoftware is dat de software met Microsoft 365 en Microsoft Azure integreert. Hierdoor kan de managementsecretaresse met eigen Microsoft 365 inloggen. Door de Microsoft integratie wordt de vergadering meteen in de agenda van de uitgenodigden geplaatst. En andere efficiënte toevoeging is dat documenten kunnen worden toegevoegd door middel van Sharepoint en automatisch geconverteerd worden tot een PDF bestand. Met een enkele klik kunnen documenten digitaal worden verstuurd naar de participanten. 
 

Gemakkelijk annotaties en en notulen aanmaken

Geen papier meer nodig met de vergadersoftware van Easy2Meet. Onze vergader software biedt directe toegang tot Microsoft word templates voor het maken van notulen. De agenda punten, taken en besluiten worden automatisch geladen en weergeven in de juiste volgorde, en automatisch gesynchroniseerd met de Easy2Meet software. Tijdens de bestuursvergadering kunnen de documenten worden gedeeld onder de deelnemers en annotaties kunnen worden gemaakt in het bestand. Na de vergadering kunnen de notulen inclusief annotaties direct worden geëxporteerd of uitgeprint vanuit onze software.
 

Beveiliging van documenten

De laatste reden waarom Easy2Meet waarde toevoegt, en waarschijnlijk het minst aantrekkelijke voor bestuurssecretarissen is beveiliging. Beveiliging en betrouwbaarheid zijn cruciaal als het op bestuursvergaderingen aankomt. Het baat op lange termijn om de juiste vergadersoftware aan te schaffen. Wanneer het bestuur prioriteiten stelt, doelen bepaald en investeringsstrategieën bepaald, heb je beveiliging nodig die de desbetreffende informatie beschermt die vanuit die vergaderingen naar voren komen. Easy2Meet garandeert die beveiliging door te integreren met Microsoft 365 en Microsoft Azure. Beide zijn veel gebruikte platformen die de hoogste standaard en normen nakomen als het gaat om beveiliging en betrouwbaarheid. 
 
Om de beveiliging te vergroten, is er de mogelijkheid gecreëerd om met multi-factor authenticatie in te loggen en is Easy2Meet ISAE 3402 gecertificeerd. Met deze beveiligingsmaatregelingen zijn jouw documenten veilig opgeborgen.
 
Wanneer we deze 5 waardevolle redenen bekijken, kunnen we zeggen dat Easy2Meet the total package heeft. om jouw rol als secretaresse en vergader organisator effectiever en efficiënter te maken. Wij streven ernaar om jou tijd en moeite te laten besparen door onze vergadersoftware te gebruiken, en begeleiden je daar graag in. Vraag nu een demo aan en probeer onze vergadersoftware gratis door een gratis trial aan te vragen.
 
 

Tevens aanbevolen

Deze Artikelen op Organizer